Успеть до 1 июля:

К концу апреля в стране зарегистрировано более 300 тысяч онлайн-касс. То есть четверть от необходимого количества. Глава «Опоры России» Александр Калинин считает, что бизнес не успеет зарегистрировать остальные три четверти к 1 июля, когда наступит ответственность за несоблюдение закона о кассах (54-ФЗ). Главное препятствие, по его мнению, — дефицит техники. Федеральная налоговая служба настроена оптимистичнее: есть все шансы уложиться в срок, а если кто-то 1 июля и останется без онлайн-кассы из-за производителя оборудования, его не будут штрафовать.

Мы подключили личный опыт, исследовательские навыки, арифметику и выяснили, сколько времени нужно интернет-магазину для перехода на новые правила.

Большинство интернет-магазинов к 1 июля 2017 года обязано перейти на онлайн-кассы. Эта техника должна быть подключена к интернету и передавать данные в налоговую через оператора фискальных данных — ОФД.

Интернет-магазины, работающие на патентной системе и «вменёнке» (вдруг такие есть), могут повременить до 1 июля 2018 года. Исключение — магазины, которые принимают только безналичные платежи на расчетный счет и почтовые переводы. Таких, впрочем, немного.

Крупные федеральные «офлайновые» ритейлеры уже перевели свои магазины на новые кассы, что заметно по чекам с QR-кодами. Они запустили процесс перехода еще осенью прошлого года. И правильно сделали, ведь у них конкурсные процедуры, техзадания на обновление софта и интеграции с учетными системами. Давайте еще вспомним про юридические службы, которые могут неделями «придираться» к запятым в договорах.

Это же касается большинства крупнейших российских интернет–магазинов. У них схожие бизнес-процессы и «многоэтажное» управление. Если крупный магазин с миллиардными оборотами только начинает задумываться о необходимости соответствовать 54-ФЗ, он опоздал. Или ему потребуется колоссальная мобилизация — такая, что лозунг «Пятилетку за два года!» покажется обыденным и реалистичным.

Мы работаем с интернет-магазинами разного размера и видим, что средний и малый сегмент начал «раскачиваться» к концу марта. Это подтверждают телефонные признания предпринимателей и цифры.

В марте число заявок на наше приложение GROTREM / Express для курьеров, работающих по 54-ФЗ, удвоилось по сравнению с февралем. В апреле интерес вырос еще в три раза (по сравнению с мартом). Похожая динамика наблюдается по отношению к нашими бесплатными вебинарам, посвященным 54-ФЗ. Если на первый вебинар (16 марта) записалось 39 человек, то на вебинар 27 апреля — 120 человек из целевой аудитории. При этом расходы на маркетинговую активность не менялись.

Для наглядности возьмем интернет-магазин с условным названием «Онлайн-Торг». Его курьеры вместе с заказанным товаром привозят покупателю суммовой чек, сформированный и напечатанный в офисе (или на складе). Это позволяет не покупать кассы для курьеров и не тратиться на их обучение.

Даже с точки зрения действующей редакции 54-ФЗ (образца 2003 года) магазин поступает неправильно, ведь курьер должен пробивать чек в момент расчета с покупателем. Но магазин пользуется тем, что отследить нарушение почти невозможно.

С 1 июля, когда расчеты станут прозрачными, а покупатели будут сообщать о нарушениях через приложение ФНС, экономия на кассах обернется серьезными штрафами. Наш типичный «Онлайн-Торг» это уже осознал и решил переходить на онлайн-кассы.

Первое, что стоит сделать — узнать, можно ли модернизировать кассу, которая печатает суммовые чеки. Теперь «Онлайн-Торг» будет использовать ее для отправки электронных чеков клиентам, расплатившимся через интернет (допустим, наш магазин работает с самым популярным в России платежным агрегатором «Яндекс.Касса»).

На сайте налоговой службы есть раздел, где легко выяснить, будет ли у кассы вторая жизнь. Здесь же можно выбрать новую кассу из реестра ФНС, то есть официально одобренную. Это займет не больше 15 минут.

Модернизация у разных компаний занимает от нескольких дней до нескольких недель. Стоимость услуги в два-три раза дешевле новой онлайн-кассы.

Наш «Онлайн-Торг» будет покупать новую кассу для онлайн-расчетов и технику для своих курьеров. В отличие от разнообразия стационарных касс, выбор для курьеров скромный: несколько кнопочных автономных касс вроде «Элвес-МФ» и три фискальных регистратора (мобильные кассы) — «АТОЛ 11Ф», «АТОЛ 15Ф» и «Штрих-Mobile-Ф». У фискальных регистраторов нет кнопок, зато есть интеграция с мобильным приложением в смартфоне, которая позволяет курьеру за секунды печатать чеки нового образца.

«Автономки» подходят для магазина с небольшой номенклатурой и 1—3 позициями в чеке, потому что у них небольшая память, а курьеры тратят время на поиск каждой позиции по артикулу. «Онлайн-Торгу» автономные кассы не подходят: в учетной системе магазина несколько тысяч товарных позиций, в чеке часто больше трех строк. Его вариант — фискальный регистратор и приложение для выездных сотрудников.

Производитель «АТОЛов» обещает отгрузить технику в течение 45 дней после оплаты. В комплекте есть фискальный накопитель (ФН), без которого касса не может считаться онлайновой. «Штрих-М» предлагает ориентироваться на 60 дней. Производитель фискальных накопителей ООО «РИК» категорически не рекомендует рассчитывать на поставку раньше, чем через полтора месяца (скрин — ответ производителя на наш вопрос от 17 апреля):

Наш стратегический партнер «Первый БИТ», внедряющий приложение GROTEM, сообщает, что на складе есть запас регистраторов «АТОЛ 11Ф». Чтобы узнать, как обстоят дела у других поставщиков, мы обзвонили полтора десятка компаний — из Москвы (здесь, по оценке мэра С. Собянина, сосредоточено до четверти всех касс страны), Санкт-Петербурга, Новосибирска, Екатеринбурга, Казани и Воронежа. Ответы их менеджеров можно объединить в три группы:

— У нас есть немного касс, но фискальные накопители придется пождать 3-4 недели.

— Кассы пока есть, ФН тоже в наличии. Но мы вам ничего не продадим без дополнительных услуг: поквартального обслуживания, получения квалифицированной электронной подписи, регистрации кассы в налоговой, интеграции с учетной системой, оформления договора с ОФД.

— Кассу надо ждать полтора-два месяца, ФН — около месяца. Не хотите дополнительных услуг — не надо, хотя мы можем.

Самый неприемлемый вариант предложил один московский поставщик: больше 60 дней ожидания и полное дополнительное обслуживание в нагрузку.

При этом все предупредили: чем ближе 1 июля, тем больше времени займет ожидание. Такому прогнозу можно верить: дефицит и ажиотаж существуют, условия диктуют производители, которые не поспевают за спросом. Это касается и кассовых аппаратов, и ФН.

Согласование и заключение договора на поставку касс займет примерно пять дней. Если поставщик не один, можно смело прибавить еще несколько дней. На выставление счета, оплату и подтверждение оплаты уйдет до четырех рабочих дней.

У типичного «Онлайн-Торга» есть учетная система от «1С». Значит, понадобится обновление кассового ПО с учетом требований 54-ФЗ и интеграция для выгрузки заказов в мобильное приложение курьера. На договор с поставщиком услуг и интеграцию стоит заложить до трех недель. Если есть толковые штатные специалисты, сроки работ можно сократить на неделю. Потом будет тестирование и обучение сотрудников, это займет примерно 5 дней.

Для работы по новым правилам интернет-магазин должен:

1. Снять устаревшую кассу с учета. Это нужно сделать по старому порядку, то есть прийти в налоговую, где касса регистрировалась, с заявлением, фискальными отчетами и другими документами, которые выдаст механик ЦТО. Кассу, разумеется, надо предъявить. Налоговой службе на решение вопроса отводится до пяти рабочих дней.

2. Получить квалифицированную электронную подпись. Она понадобится для регистрации касс в личном кабинете на сайте ФНС и заключения договора с ОФД. Надо собрать учредительные документы, свидетельство о постановке на учет в налоговой и обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр. Заложим на это 1-2 дня. Есть, конечно, найдутся посредники, которые сделают все «за 15 минут» за 2-3 тысячи рублей.

3. Заключить договор с ОФД. Список разрешенных операторов постоянно пополняется, оформить договор с любым из них можно в личном кабинете за 10-15 минут. Но на то, чтобы разобраться, как взаимодействовать с ОФД, оплатить услуги после выставления счета (3 000 рублей за каждую кассу), уйдет минимум один день.

4. Зарегистрировать кассы на сайте ФНС. Для этого, следуя инструкции, получить регистрационные номера. Затем записать номера и другую информацию в ФН. Потом получить отчеты о регистрации, передать их в налоговую и получить карточки регистрации. Надо успеть всё провернуть за два дня — так требует налоговая.

Этот этап очень ответственный. Если не уверены в собственных силах, лучше довериться профессионалам (хоть из компании — поставщика). Иначе можно испортить ФН, а мы помним, что это дефицитный товар.

5. Решить вопрос с бесперебойным подключением к интернету. У «Онлайн-Торга» в офисе и так был надежный вайфай, у курьеров будет мобильный интернет.

6. Настройка оборудования и запуск. С учетом возможных доработок на этот этап стоит заложить 4-5 дней.

Мы выяснили, что самый длительный этап — ожидание касс с фискальными накопителями. Он займет примерно полтора месяца. За это время можно проделать массу дел, самое большое из них — интеграция с учетной системой и обновление софта (если потребуется).

На договоры и отношения с налоговой уйдет в лучшем случае 10 дней, их нужно прибавить к полуторамесячному ожиданию. Плюс несколько дней на запуск и доработки.

Получилось около 60 дней при хорошем раскладе. Если найти поставщика, у которого кассы и ФН лежат на складе, можно сэкономить неделю-другую и уложиться в полтора месяца. Так что у «Онлайн-Торга» всё неплохо складывается, если он распишет план действий и будет ему следовать.

Вместе с тем мы советуем держать про запас обещание ФНС повременить со штрафами. Просто потому, что реальность порой не щадит даже самые стройные теории.