Клиенты компании — юридические лица. Они могут рассчитаться за, скажем, семгу и соевый соус безналом: со счета на счет. Идеально для бухгалтерии и налоговиков.

Если бы все так делали, никакой проблемы не было. Но больше 20% выручки — наличные. По закону о кассах (54-ФЗ) клиенту с наличными надо выдать бумажный чек или выслать электронный, который моментально увидят в налоговой. Значит, водителям нужны онлайн-кассы, на которые поступают данные, как в накладных: кто что покупает и сколько платит.

Фактически водители становятся кассирами. И это малая часть беды.

С 1 января 2019 бизнес в России перешел на новый формат фискальных данных (ФФД 1.05). Требования к чекам стали сложнее некуда, легко запутаться в «признаках способа расчета»: полный расчет, предоплата, предоплата 100%, аванс, частичный расчет, передача в кредит, оплата кредита. У бухгалтеров ФФД 1.05 вызывает нервный тик, что уж говорить о водителях.

Другая проблема — контроль за оборотом наличных. Сложно всё отследить, когда у компании офисы в нескольких городах и две сотни водителей ежедневно сдают наличку. Речь не обязательно о присвоении денег. Водитель может написать диспетчеру в Viber: «Сегодня собрал 30 000», а диспетчер по ошибке забьет в учетную систему «300 000». Хорошо, если обнаружат недостачу раньше налоговой и выяснят причины. Хотя даже в этом случае кто-то может поседеть, а кого-то уволят. В общем, пришла пора разобраться с тревожностью по поводу наличных.

У нас есть обкатанное решение для 54-ФЗ — приложение GROTEM / Express. Оно готово к работе с ФФД 1.05.

Express разработан специально для выездных сотрудников, которым некогда забивать голову бухгалтерскими штуками. Водитель вообще может не подозревать о существовании 54-ФЗ: он просто видит в смартфоне заявку, принимает деньги, нажимает «Напечатать чек», и мобильная касса печатает (или высылает на почту — по желанию клиента). У Express есть готовая интеграция с популярными системами 1С: данные выгружаются в приложение и обратно — из приложения в 1С. Если у заказчика другая система, мы интегрируемся через API.

Чтобы контролировать оборот наличных, решили добавить в GROTEM / Express новую функцию. Это обычная практика: зачем клиенту покупать пять приложений или мириться с универсальным продуктом «для всех», когда можно доработать одно решение под несколько задач.

По ходу появились новые пожелания и доработки. Рассказываем, что мы сделали.

Интеграция с учетной системой клиента. Для обмена данными мы предоставили наш API и проконсультировали специалистов заказчика. Они справились с интеграцией за три недели. Обычно мы делаем это сами, но не против, если клиент берет задачу на себя, чтобы немного сэкономить.

После интеграции водитель видит в приложении те же заказы, что и диспетчер в офисе. Кроме «накладных» данных есть комментарии из офиса: «рассчитаются картой, взять терминал», «возможно, откажутся от семги». В свою очередь диспетчеры видят статус каждого заказа: прибыл в кафе в 08:12; запрашивает корректировку заявки; выслал чек; завершил визит в 08:27.

Учли сценарии расчетов по ФФД 1.05. Мы проанализировали, какими способами рассчитываются клиенты. Всё оказалось не так страшно: либо полная оплата, либо передача в кредит. Чем меньше сценариев, тем меньше доработок. Снова экономия для клиента.

Быстрый поиск заказа. Бывает, что на один ресторан или отель приходится несколько накладных. Чтобы не запутаться и не тратить время на поиск нужной бумаги, сделали поиск по штрихкоду. Водитель сканирует штрихкод на накладной, и в приложении появляется нужная заявка — с ней и будет работать.

Корректировка заказа и ограничение прав водителей. Иногда клиенты отказываются от части заказа. Раньше водители вычеркивали позиции в накладной, принимали сумму меньше запланированной и сообщали диспетчеру постфактум. Или не сообщали. Потом в конце смены разъясняли, что да как, сверяли остатки товара с накладными, делали коррекцию.

Нас попросил замкнуть корректировку на диспетчеров и сделать так, чтобы диспетчеры сразу знали, что происходит с каждой заявкой. Мы придумали вот что:

• водитель вычеркивает позиции в накладной, включает камеру в приложении и фотографирует накладную;
• диспетчер видит фото и за секунды обновляет заявку в системе;
• заявка в приложении тоже обновится — она будет без зачеркнутых позиций и с другой суммой;
• автоматически сформируется новый, правильный чек. Не нужно заниматься возвратами и коррекциями.

Контроль за выручкой. Эта доработка позволяет знать, сколько наличных у каждого водителя в любую секунду. В конце смены водитель отмечает, куда и кому он сдал выручку. Если хоть одна копейка не бьется, сразу ясно, где искать концы:

Результат