Продаем маркированную воду с 1 марта 2023 без штрафов:

С 1 марта 2023 года розница обязана сканировать коды при продаже маркированной воды. Пиву, ювелирке, БАДам, антисептикам, икре и другим приготовиться: к 2024 году намерены охватить системой маркировки все отрасли. Для бизнеса это издержки на обучение персонала, закупку 2D-сканеров, ТСД и прочего оборудования, ИТ-инфраструктуру.

Мы в GROTEM давно сотрудничаем с производителями и поставщиками воды: они-то и подсказали способ, что делать рознице с доставкой. Мы уже протестировали эти кейсы и поняли: работает. Покупать сканеры, обновлять кассы и перестраивать складские процессы не нужно – достаточно смартфона. Более того: вы наверняка уже работаете по такой схеме, и дополнительно обучать персонал не нужно. Подходит для интернет-магазинов, производителей, оптовых поставщиков и др. – всех, кто доставляет бутилированную воду. Поехали!

Схема максимально простая: склад отгрузил по модели «10 бутылок такого-то наименования» – загрузили курьеру – привезли, выдали потребителю чек об оплате. Данные ушли в ОФД и налоговую.

Ст. 15.12 КоАП РФ и ст. 171.1 УК РФ предусматривают наказания для производителей, оптовиков, сегмента HoReCa и их должностных лиц при изготовлении, сбыте, перевозке, хранении товаров, подлежащих обязательной маркировке.

Санкции за нарушение правил продажи маркированной воды в розницу распространяются на торговые точки, интернет-магазины, вендинговые аппараты, доставку и т.д. Контрольно-надзорные полномочия у Роспотребнадзора и ФНС.

Проблемы будут, если вы:

• не сканируете Data Matrix код при продаже;
  
• не заключили допсоглашение с ОФД для передачи данных в «Честный знак»;
  
• не настроили кассу для работы с маркированной водой;
  
• не отправили данные о выводе из оборота;
  
• возвращаете в оборот товар, который не был на вашем балансе (прием по ошибке от покупателя), вообще не передаете чеки в ОФД и т.д.

Должностные лица - 1 000 – 10 000 руб. штрафа
Юридические лица - 50 000 – 100 000 руб. штрафа

Производитель проставил на бутылку Data Matrix, ввел питьевую / минеральную воду в оборот, и она передается дальше по цепочке сделок между юрлицами с использованием УПД (статус «В обороте»).

Вывод из оборота происходит при:

• продаже в розницу с использованием ККТ;
  
• продаже юрлицам не для реализации (собственные нужды);
  
• продаже по образцам (интернет-торговля);
  
• помещении в вендинговый автомат, а также в некоторых других случаях (разберем в других статьях).
  

Бутылки с Data Matrix имеют статус «В обороте» и стоят на условных стеллажах. Человек покупает питьевую воду – на кассе бьем чек и сканируем Data Matrix – информация уходит к ОФД, а оттуда – в «Честный знак» и в ФНС. Товар выводится из оборота (завершается его «жизненный цикл»).

Крупные сети готовы к новым правилам по воде, т.к. уже имеют опыт работы с табаком, молочной продукцией, духами и туалетной водой и др. категориями (их маркировка началась ранее).

Но что происходит с доставкой маркированной воды у тех, кто впервые столкнулся с «Честным знаком»? Когда и кому сканироваровать Data Matrix, на каком этапе выводить бутылку из оборота, что делать при заказе «пачки» из интернет-магазина?

В дополнение к стандартным процессам загрузки, доставки, передачи чека в ОФД нужно работать с маркировкой. А это значит: покупать 2D-сканеры, обновлять учетное ПО, прошивки касс, внедрять ЭДО и EDI, обучать персонал и т.д.

На доставку покупатели обычно заказывают не единичные бутылки, а упаковки по 4-12 шт. или больше. В рамках агрегирования и объемно-сортового (артикульного) учета мы можем сканировать только код упаковки, не «отпикивая» каждую бутылку. Правда, только до 1 марта 2025 года. С этой даты вводится поэкземплярный учет питьевой бутилированной воды.

Продажа маркированной воды доставкой с 1 марта 2023 года подразумевает, что чек выбивается непосредственно перед выдачей товара покупателю (на этапе отгрузки со склада это или нельзя сделать, или не стоит). С чеками по 54-ФЗ бизнес уже умеет работать. Но как быть с кодами маркировки Data Matrix на питьевой воде?

Главная задача – как и когда нам корректно отправить каждую марку в «Честный знак». Во взаимодействии склад-курьер-покупатель бизнес рискует столкнуться с ошибками:

• отсканировали одну маркировку, а передали покупателю другую;
  
• отсканировали КМ на передачу 10 упаковок, а покупатель принял только 8;
  
• передали в «Честный знак», а товар уже отгружен;
  
• отсканировали Data Matrix, но не передали товар покупателю и т.д.
  

Есть 2 пути, как бизнесу работать в новых условиях.

Учет Data Matrix ведется в рамках учетной системы, которая оперирует заказами, загрузками клиенту и т.д. И именно эти коды маркировки отправляются в «Честный знак» после фискализации. Но есть нюансы: не все предприятия готовы к серийному учету по маркировке и учету конкретного адресного выбытия бутылки воды со склада до клиента.

Чтобы бесшовно включить в складские процессы работу с маркировкой товаров, нужна не только интеграция с «Честным знаком». Бизнесу необходимо адаптировать все процессы (прием, отбор, контроль, отгрузка) и настроить WMS-системы. На каждом из этапов нужны инвестиции в оборудование и ИТ-инфраструктуру: ТСД для сканирования Data Matrix (отправка данных в систему товаручета, приемка, обновление информации о ценах, сбор заказов, инвентаризация), 2D-сканеры, интеграции с 1С или другими системами учета, а также многое другое.

Но и на этом проблемы бизнеса не заканчиваются. Допустим, вы сделали все правильно и учли конкретные бутылки питьевой воды. Но привозите их покупателю, а тот хочет изменить состав заказа. Что делать? Давайте рассмотрим, какие варианты бизнесу предлагает GROTEM.

С точки зрения инвестиций в ИТ-инфраструктуру, складской учет, систему учета, оборудование и т.д. самый простой способ.

По сути, это вариант, который позволяет спокойно продолжить работу с маркированной водой после 1 марта 2023, не перестраивая глобально внутренние системы и бизнес-процессы.

Все, что нужно, – выдать курьеру смартфон с приложением GROTEM / Express и настроить серверную фискализацию.

Здесь есть 2 варианта, как курьеру доставлять маркированную воду:

1. Склад просто загружает партию курьеру, не разбираясь с маркировкой. Тот перед тем, как выдать бутылки покупателю, сканирует Data Matrix. Дальше подтверждает оплату, передает на фискализацию, а из ОФД данные уходят в «Честный знак» и в ФНС.
   
   
2. Берем из учетной системы информацию о кодах маркировки, которые собираемся выбыть в рамках конкретного заказа. Наша задача – знать, какие коды вывести и какие бутылки передать покупателю. Курьер не сканирует Data Matrix: коды маркировки отправляются в рамках процесса выбытия на кассовый аппарат (физический) или онлайн (к примеру, АТОЛ или любой другой). Курьеру остается нажать «Принять все» и передать покупателю ту бутылку, которую планировал склад.
   
   

Нужно заметить что если покупатель желает изменить состав заказ непосредственно тогда когда курьер стоит перед ним, нам не как не избежать работы с маркировкой непосредственно у курьера

Клиент компании «Гротем» – производитель питьевой и минеральной воды, который работает с оптом и в розницу. С вопросами маркировки компания столкнулась еще 1 сентября 2021 года, когда ввели обязательную регистрацию в системе. Заказчик перенастраивал производственные процессы, описывал товары в каталоге «Честного знака», заказывал и наносил коды, вводил воду в оборот, передавал по УПД оптовикам, но столкнулся с проблемой реализации в розницу и доставки.

Чтобы настроить бизнес-процессы под требования законодательства с 1 марта 2023, требовались серьезные инвестиции в складской учет. К тому моменту у заказчика был достаточно большой объем доставок и реализации воды в розницу.

Для работы с накладными, курьерами, кассами по 54-ФЗ клиент использовал GROTEM / Express. Персонал обучен работать с приложением на мобильном телефоне, поэтому идея вывести сканирование маркировки на уровень курьеров, не перестраивая складские процессы, выглядела привлекательной.

Как реализовали?

1. Склад производителя отгружает бутылки или пачки (упакованную маркированную воду).
   
2. Курьер приезжает по адресу доставки, при помощи мобильного телефона с установленным приложением GROTEM / Express сканирует коды Data Matrix.
   
3. Передает отсканированные коды и сразу же фискализирует.
   
4. Данные уходят в ОФД, который передает их в «Честный знак» и ФНС.
   

Обратно в систему возвращается информация о фактически отгруженных кодах маркировки для последующего правильного учета со стороны склада или офиса.

Схема позволила заказчику быстро наладить работу с маркированной водой при продаже в розницу (на доставку).
Если вы не успеваете перенастроить оборудование и бизнес-процессы под требования законодательства с 1 марта 2023 г., возможно, такой вариант окажется выгодным.

Вот как выглядит работа с маркированной водой в приложении курьера, водителя-экспедитора или другого выездного сотрудника GROTEM / Express:

С 1 марта 2023 года общепит, продающий упакованную питьевую воду, обязан сканировать маркировку и выводить товары из оборота. С 1 декабря 2025 г. передача сведений о выбытии маркированной воды станет обязательной для HoReCa и госучреждений.

Заказчик, который давно использует GROTEM / Express для выездного персонала и онлайн-фискализации по 54 ФЗ, пошел по пути выноса работы с Data Matrix на уровень курьера. Но его схема отличается от той, которую решил использовать производитель питьевой воды.

Как реализовали?
Коды маркировки, которые собираются грузить, отправляют из учетной системы. На этапе передачи товара покупателю курьер подтверждает, что отгружена нужная партия в нужном объеме. Все делается через приложение GROTEM / Express.
В ОФД уходит только та маркировка, которую отгрузили покупателю. Дальше она отправляется в «Честный знак» и в ФНС.

Этот кейс полезен тем, что в случае отказа от приемки части товара (к примеру, из-за царапин, внешнего вида, ошибки комплектации и т.д.) в ОФД уходит только та маркировка, которая реально передана покупателю. Не будет проблемы, что товар выбыл из оборота, а теперь его необходимо вернуть (со всеми формами, закрывающими документами и т.д.).

С 1 декабря 2023 года для сегмента HoReCa и госучреждений правила изменятся: они должны будут выводить товар из оборота при покупке для собственных нужд (цели, не связанные с реализацией). Тут мы тоже можем помочь. При выводе товара из оборота для собственных нужд не обязательно выбивать чек. Достаточно просто зафиксировать, какие именно позиции и с какими кодами попали в отгрузку (списание), отправить эти данные в учетную систему и уже непосредственно в ней оформить списание.

Крупные игроки и розничные сети поставили работу с маркированной продукцией на поток (есть опыт молочки, табака, туалетной воды и т.д.). Для остальных участников рынка продажа товара с «пиканьем» кода маркировки и его отправкой в «Честный знак» кажется чем-то сложным. Количество отраслей, которые затронут КМ, увеличивается, а ресурсы бизнеса не бесконечны.Мы в GROTEM / Express вынесли работу с кодами на уровень курьера, не нагружая склад, офис и бухгалтерию. И, кстати, внедрили возможность поточного сканирования маркировки для экономии времени курьеров на доставках.