• Создание фотоотчета мерчандайзера с фиксацией: выкладки товаров, дисплеев, фасадов; руководитель может прокомментировать фотоотчет, отправить сотруднику на доработку;
• Сенсус территорий и управление клиентской базой
• Просмотр маршрута визитов в списочном виде и на карте
• Считывание координат и времени начала и завершения визита
• Просмотр контрактных условий, дебиторской задолженности и кредитного лимита клиентов
• Оформление заказов и возвратов клиентов
• Инкассация клиентов
• Просмотр анонса маркетинговых акций для предложения участия клиентам
• Просмотр и выполнение поставленных задач
• Ответы на вопросы анкет по мерчендайзингу, ценовому мониторингу, контролю исполнения маркетинговых акций, контрактных условий, инвентаризации торгового оборудования, POS материалов
• Выделение "Top SKU" и ассортиментных матриц в рамках анкетирования
• Просмотр план/факта KPI и автоматический расчет достигнутых бонусов по итогу выполнения визитов

«Газпромнефть — смазочные материалы» — производитель моторных масел, пластичных смазок, охлаждающих и тормозных жидкостей. 75 дистрибьюторов и 2500 торговых представителей, работающих с магазинами, СТО и автотранспортными предприятиями.

Задача. Основная задача — создать экосистему, объединяющую планирование продаж, постановку задач, коммуникацию по всей цепочке продаж и отчетность. Среди подзадач — необходимость быстрее корректировать маркетинговую стратегию, лучше контролировать бюджет маркетинговых мероприятий, а также повысить эффективность выездных сотрудников и автоматизировать расчет их KPI.

Решение. Разработали мобильное решение, которое позволяет планировать визиты, учитывая расстояние между точками, приоритетность клиентов и другие заданные параметры. Каждый визит сопровождается фотоотчетом, который сотрудник делает в рабочем приложении, и анкетой.

Заказы, которые торговые представители заносят в приложение, напрямую попадают в учетную систему — операторам не нужно тратить время на ввод заказов, как раньше. Это же касается любой интересующей информации из торговых точек. К примеру, в анкете могут быть пункты о POS-материалах и другой маркетинговой активности — после визита маркетологи знают, насколько честно магазин расходует маркетинговый бюджет компании.

Результаты:
— снизились логистические затраты за счет оптимизации визитов. Только на ГСМ экономия составила 30%;
— на 20% повысилась производительность полевых сотрудников, плюс сократили штат операторов, которые переносили заказы из торговых точек в учетные системы;
— значительно сократилось время на обработку заказа: вечером заказали — утром привезли;
— повысилась оборачиваемость складов, освободились оборотные средства компании за счет более качественного прогнозирования спроса;
— 100-процентный контроль за ходом маркетинговых мероприятий и оперативная оценка их эффективности.

«Объединенные пивоварни Хейнекен» — российское подразделение международного пивоваренного концерна, работает с 2002 года. Ежедневно 3000 торговых представителей и супервайзеров работают с десятками тысяч торговых точек.

Задача. Компания поставила цель централизовать и ускорить всю торговую цепочку — чтобы руководство в любой момент знало, как выполняется план продаж и как соблюдаются стандарты мерчандайзинга Heineken на территории России. Для этого нужно решение, позволяющее быстро собирать, передавать и обрабатывать информацию из торговых точек.

Решение должно быть максимально простым и не вызывать отторжения у торговых представителей, которых оно фактически будет контролировать. Передавать местоположение, время нахождения в торговых точках и не давать подделывать фотоотчеты.

Решение. С нуля разработали мобильное решение Jeans, где торговые представители видят маршруты визитов и необходимые данные: от задолженности торговых точек до остатков на складах дистрибьюторов. Здесь же вбивают заказы и собирают информацию по чек-листу.

Приложение может работать без доступа к интернету, в 99,9% заказы и другая важная информация поступает дистрибьюторам и в бэк-офис без задержек, напрямую из торговых точек. Одна из особенностей приложения — автоматический расчет KPI: после каждого визита торговый представитель знает, сколько он заработал и насколько ближе к выполнению плана.

Результаты:
— в 14 раз сократилось время обработки информации о продажах (с двух недель до одного дня);
— расчет KPI сотрудников и дистрибьюторов теперь автоматический, в онлайн-режиме;
— на 20% выросла производительность полевых сотрудников — за счет сокращения времени на один визит и прием заказов, снижения количества ошибок при заведении заказов;
— 98% дистрибьюторов интегрированы в систему компании.

«СиЭс Медика» — эксклюзивный дистрибьютор OMRON Healthcare в России и производитель медицинской техники под брендом CS Medica: от электрических зубных щеток до ингаляторов.

Ситуация. У компании несколько десятков медицинских представителей. Они посещают клиники, рассказывают о технике, приглашают экспертов на семинары для врачей. KPI зависит от количества визитов и мероприятий, у каждого из которых свой вес. Например, семинар с лектором «дороже» одиночного визита.

Работа с медицинскими представителями велась через CRM: здесь планировали и рассчитывали итоговую эффективность. Было не очень удобно и довольно дорого. Компания хотела, чтобы сотрудники в любую минуту знали о своих показателях эффективности, всё рассчитывалось быстрее и без ошибок. Еще нужно было сэкономить на обслуживании CRM.

Решение. За основу взяли «коробочное» решение GROTEM / Agent. Планирование визитов и мероприятий для медицинских представителей ведется в офисной части (ЦУП). Можно посмотреть текущий статус каждого сотрудника и его динамику. Автоматически рассчитывается процент выполнения плана: система безошибочно учитывает вес каждого показателя KPI. У сотрудников появилось рабочее мобильное приложение, не зависящее от качества связи.

Результаты:
— медицинские представители и руководство не тратят время на подсчеты KPI и не спорят по этому поводу;
— сотрудники видят план визитов и свою результативность. Итоги визитов заполняются на месте, их сразу видят в офисе;
— экономия при отказе от CRM — более 1 млн руб. в год.

ООО «Атриум Инновейшенс Рус» — российcкое представительство канадского производителя продуктов для здоровья. С марта 2018 года входит в группу компаний Nestle.

Ситуация. Медицинские представители сами планировали свои визиты в клиники и аптеки, предпочитая ближайшие к дому точки со сговорчивыми врачами и провизорами. Получалось, что одни точки посещались несколько раз в месяц, другие — в лучшем случае раз в полгода. В офисе не знали частоту и цикличность посещения точек. Кроме того, не было возможности оценить качество каждого визита: что медицинские представители говорили, какие материалы показывали.

Решение. Сделали систему автоматического планирования визитов на основе GROTEM / Agent. Она «знает» расстояние между точками, в каком медицинском центре сразу несколько врачей (их логично посетить в один день), цикличность, нормативы посещения — например, со вторника по пятницу 10 визитов, а в понедельник пять, потому что полдня занимает планёрка. Системе можно задать любое количество параметров, она их учтёт и распишет оптимальные маршруты на месяц.

Сотрудникам выдали планшеты с мобильным приложением. Здесь план визитов и презентации для каждого визита: их загружают в приложение централизованно. В конце визита формируется отчет, который показывает, открывали ли презентация и сколько секунд задерживались на каждом слайде.

Результаты:
— радикально улучшилась дисциплина сотрудников без привлечения супервайзеров. Быстро вычислили недобросовестных сотрудников, с которыми пришлось расстаться;
— все точки посещаются равномерно, с учетом нормативов. Это положительно сказывается на продажах;
— визиты гарантированно подкрепляются наглядными материалами. Благодаря автоматическим отчетам понятно, какие слайды вызывают интерес и наоборот — можно оперативно улучшать качество презентаций.

«Йокогама Рус» — официальный представитель производителя шин Yokohama на территории России с производством в Липецке. Почти 2 000 партнеров.

Ситуация. Региональные менеджеры составляют отчеты о деятельности партнеров, чтобы в конце года начислить им бонусы и присвоить статус. Учитывается объем продаж, доля продукции Yokohama в ассортименте, визуальное оформление магазинов и участие в промоакциях.

Проблема в том, что информация собиралась и обрабатывалась вручную: партнеры несколько месяцев отправляли данные на почту в разных форматах. Это отнимало сотни часов у менеджеров, вероятность ошибки — высокая. В 2018 году появился B2B-портал, куда партнеры централизованно заносят данные в едином формате. Вопрос сбора данных был решен, но трудоемкий анализ по-прежнему делали люди.

Решение. Сделали систему аналитики, которую интегрировали с B2B-порталом. Система подтягивает данные от партнеров и автоматически рассчитывает бонусы и статусы. Маркетологи видят отчеты в 1С (раньше — в Excel) и согласуют. После этого статусы с бонусами отправляются в личные кабинеты партнеров.

Результат. Участие людей в расчетах сведено к минимуму, ошибки исключены. У региональных менеджеров теперь больше времени на поиск новых партнеров и общение с текущими.

«НАКТА-Кредит» — объединение микрокредитных компаний, работающее с 2002 года. Выдает займы на покупки в магазинах-партнерах (сейчас их больше 8 тысяч) в 23 регионах России.

Проблема. С магазинами-партнерами напрямую работают кураторы. Они заключают договоры, собирают необходимую информацию в точках продажи, принимают заявки, консультируют. От их работы зависит, сколько займов будет выдано.

«НАКТУ-Кредит» не устраивала производительность кураторов: в среднем они совершали 60% от запланированных визитов. Среди причин — изначально плохое ручное планирование визитов, отсутствие контроля за соблюдением маршрутов и работы в магазинах. Еще кураторы тратили много времени на то, чтобы заполнить анкеты у партнеров, перенести их в Excel и отправить по почте в офис.

Решение. Сделали кастомное решение на основе GROTEM / Agent. Оно помогает кураторам строить оптимальный маршрут по торговым точкам, планировать задачи и фиксировать результаты работы. Анкеты, заявки и любая документация для партнеров находятся в приложении. После заполнения всё автоматически отправляется в офисную часть решения.

В офисе данные централизованно собираются и анализируются. Можно сопоставлять результаты посещений с метриками продаж, сравнивать запланированный маршрут куратора с фактическим и определять время работы в торговой точке.

Результаты. После нескольких месяцев использования решения ожидаются следующие показатели:
—повышение доли запланированных визитов до 85–90 % (вместо 60%);
— рост количества посещений торговых точек на 20%;
— рост продаж у нынешних партнеров минимум на 10%;
— увеличение количества новых партнеров на 20% (на каждого куратора).

«ЭкоНиваТехника-Холдинг» поставляет технику для сельского хозяйства и лесозаготовок, в том числе John Deere и JCB.

Ситуация. В холдинге работают 140 сервисных инженеров, обслуживающие технику. Инженер отрабатывает до шести нарядов в день, которые передают в мессенджере, по почте или телефону. После ремонта заполняются акты от руки, которые подписывают клиенты. Потом инженеры передают акты в офис, где диспетчеры перебивают информацию в 1С.

Часто акты поступают с задержкой в несколько дней (особенно во время сева или уборки), из-за чего компания задерживает УПД. Диспетчеры иногда ошибаются при вводе цифр в 1С. Некоторые заявки дублируются, некоторые — не доходят до инженеров.

Решение. Нужно автоматизировать работу с нарядами и актами, исключить ошибки. Для этого сделали приложение на базе GROTEM / Service, которое интегрируется с принтером — он будет печатать акты прямо в полях, где нет интернета. Клиент сразу расписывается на акте, инженер ставит печать и фотографирует акт в приложении. Фото прикрепляется к наряду, все данные отправляются в «1С». Диспетчер может через 10 минут выставить счет.

Наряды инженер тоже получает через мобильное приложение. Здесь он видит всю информацию о заказчике, необходимых работах, стоимости запчастей и выезда. Он кликает на нужные поля — акт формируется автоматически.

Результаты.

— Инженеры не пишут акты от руки, им не нужно ездить в офис. В офисе не разбирают почерк инженеров, не перебивают данные в 1С. Руководители не тратят время на проверку незакрытых нарядов, дублированных заявок и опечаток.
— В день инженеры и диспетчеры экономят 1–2 часа (10–11 минут на наряд).
— Все данные поступают в 1С сразу после ремонта. Документы выставляются моментально.

Группа компаний «Армтек» — крупнейший дистрибьютор автомобильных запчастей и расходных материалов в Восточной Европе.

Ситуация. В России работает 200 представителей «Армтека». Необходим удобный и простой инструмент для планирования маршрутов и контроля за посещаемостью точек. Кроме того, нужно обеспечить быстрый сбор, передачу и анализ данных с точек — чтобы принимать оперативные решения для каждого магазина.

Решение. Доработали под задачи «Армтека» решение GROTEM / Agent. Здесь есть возможность планировать визиты на карте, просто выделяя нужную область. Благодаря GPS в офисе видны треки всех представителей. В приложении у представителей загружены анкеты и чек-листы на каждого клиента — визит можно закрыть, только собрав нужную информацию. Она попадает в учетную систему в удобном виде, где ее внимательно анализируют.

Результат. По словам заказчика, наше решение напрямую помогло увеличить продажи на 22%. Плюс «Армтек» теперь в моменте знает, как идут дела в каждой торговой точке.