для торговых представителей, мерчендайзеров и других
выездных сотрудников

В прошлых статьях мы разбирали, как планировать визиты и контролировать посещение торговых точек полевыми сотрудниками (мерчендайзеры, торговые представители).

Итак, мы подключили ЦУП, выдали смартфон выездному работнику и назначили план визитов на день / неделю / месяц. Он приехал на точку, нажал «Начать визит» – и дальше магия (на самом деле нет). Чтобы визиты торговых и мерчендайзеров не были «черным ящиком» и «вещью в себе», в GROTEM / Agent и внедрили «Анкеты».

В этой статье мы рассмотрим основные моменты, связанные с анкетированием (на стороне супервайзера / линейного менеджера и на стороне торгпреда / выездного сотрудника в полях).

Анкеты можно использовать не только для сбора информации по торговой точке и номенклатуре, но и для:

• контроля торгового представителя, мерчендайзера или выездного сотрудника – что он действительно был на точке, сделал фото, собрал сведения, выполнил задачи;
  
• аналитики и сегментации по торговым точкам – статусы ТТ, дебиторская задолженность и др. сведения для выстраивания стратегии работы на территории;
  
• сведений по ассортименту – SKU, конкуренты, доля полочного пространства и т.д.
  

Список вопросов, которые находятся в анкете, можно редактировать из ЦУП. Их количество, характеристики, допустимые ответы и т.д. зависят от специфики конкретного бизнеса и нюансов «работы в полях».

К примеру, есть ситуации, когда супервайзер (руководитель отдела продаж, трейд-маркетолог, коммерческий директор) делает анкету буквально на 7 вопросов по торговой точке и 15 по SKU.

Встречались и случаи, когда в анкете больше 1 400 вопросов. Это вполне объяснимо, когда у вас сотни позиций в номенклатуре + 3-5 вопросов по каждой + вопросы по конкурентам. Если это как раз ваш случай, ниже будет лайфхак, как не свести торгпредов с ума подобными анкетами.

Анкеты могут быть:

• по номенклатуре – доступность, наличие на складе, наценка, цена, остаток, промо, фейсинг;
  
• по торговой точке – статус, партнеры, класс, тип, внешний вид, фото, контакты, контрагенты и т.д.
  
  

В зависимости от специфики заполнения анкеты для торговых представителей и мерчандайзеров бывают:

• регулярными – заполняются каждый визит заново (результаты прошлой анкеты полевой сотрудник не видит);
  
• единоразовыми – дозаполняются в течение заданного периода (после выбора анкеты в мобильном приложении торгпреда «подтягиваются» данные предыдущей).
  

Что делать, если в анкете больше 1 500 вопросов (по номенклатуре и конкурентам)? Неужели торговый / медицинский представитель открывает вкладку мобильного приложения и заполняет полторы тысячи пунктов?

Когда мы проанализировали их вместе с заказчиками, оказалось: в анкете собраны все-все вопросы. Но на самом деле торговому представителю нужно было прийти на точку – выбрать из анкеты конкретного конкурента – найти позицию – заполнить 3 вопроса (условно). Если конкурентов 8, позиций SKU 10 у каждого, а на SKU у нас по 5 вопросов, это автоматически увеличивает анкету. Что делать?

В разделе «Анкетирование» ЦУП представлены не только документы (анкеты), но и отчеты. Последние формируются на основе установленных по умолчанию вопросов по номенклатуре (создаются автоматически, удалить не получится):

• доступность товара;
  
• фейсинг;
  
• наценка;
  
• наличие на складе;
  
• цена;
  
• остаток;
  
• промо;
  
• снимок.
  

Количество анкет в личном кабинете не ограничено. Рядом с каждом указывается статус: «Активная», «Неактивная», «Готова к работе», «Черновик».

При создании анкеты указывают:

1. Основные данные. Статус, наименование, владелец, описание, начало и окончание срока действия, период, расписание.
   
2. Параметры отбора. Тип / статус торговой точки, регион, территория или любой произвольной критерий.
   
3. Вопросы. Список вопросов для анкеты и тип ответа (здесь же обязательные со снимком / без и зависимые).
   
4. Номенклатура. Задавать условия по номенклатуре (группа или бренд).
   
5. Вопрос по номенклатуре. Добавление вопросов по номенклатуре к списку уже существующих (предустановленных).
   

Что позволяет делать программа GROTEM / Agent для контроля выездного персонала и организации работы мерчендайзеров, торговых представителей и агентов?

К примеру, вы знаете, что А. и В. – потенциальные точки, куда торговому представителю нужно «сходить в разведку». Гипермаркет С. – постоянный клиент, где нужно контролировать выкладку, акционные ценники и фейсинг. Ларек D. – закрытая для нас точка из-за дебиторки.

Цели посещения, задачи и вопросы анкеты будут разными. В ЦУП GROTEM / Agent можно настроить показ анкет в зависимости от условий:

• статус торговой точки – закрытая, потенциальная, активная;
  
• тип торговой точки – мини-маркет, супермаркет, гипермаркет, дискаунтер, ларек, прилавок;
  
• класс – А+, В-, В+ (задается произвольно);
  
• должность – где взаимодействуем с собственником (ИП), заведующим, старшим продавцом и т.д.;
  
• регион – Адмиралтейский Кировский, Центральный, Выборгский, а также многие другие другие.
  

Вы можете настроить показ анкет в зависимости от партнеров, территорий, торговых точек или любого другого параметра.
В результате работа с точками становится более «прицельной», а торговым представителем не нужно заполнить кучу сторонних данных, не относящихся к ТТ (и просто из-за того. что у нас универсальная анкета для сетевых гипермаркетов и прилавков ИП).

Параметры отбора можно комбинировать. К примеру, чтобы анкета показывалась на территории «Адмиралтейский» и только для потенциальных торговых точек.

Чтобы эффективно работать на территории с номенклатурой, нам нужно знать информацию:

• выкладка товаров на полке;
  
• количество полок;
  
• цена, остатки;
  
• доля полочного пространства;
  
• наценка;
  
• промо и т.д
  
  

К примеру, в магазине А. с 10 сентября по 22 сентября проводится акция, и нам нужно особо пристально следить за товаром, выкладкой и т.д. В магазине В. промо нет, но нам необходимо контролировать группу товаров.

В ЦУП GROTEM / Agent можно:

• указывать сроки проведения акции, в течение которых нужно заполнять анкету и отслеживать конкретные позиции;
  
• задавать анкеты как бессрочные, но выставлять график заполнения.
  
  

К примеру, количество полок и стеллажей в магазине вряд ли нужно проверять ежедневно (в отличие от выкладки). Поэтому вы можете настроить расписание анкет:

• по дням недели;
  
• по числам месяца;
  
• с определенной частотой и т.д.
  
  

Также можно настраивать регулярность анкеты: заполнение каждый визит заново (выкладка, остатки) или внесение информации в течение определенного периода времени. В первом случае агент в мобильном приложении не видит результаты прошлой анкеты, во втором – видит и дозаполняет.

Несколько анкет могут действовать одновременно (к примеру, на уровне территории, на уровне региона, магазина). Система сама отследит дубли и уберет их, оставив только 1 вопрос.

К примеру, мы работаем с товарной номенклатурой бренда Procter & Gamble, в которой представлены:

• продукты питания;
  
• детские подгузники;
  
• средства по уходу за волосами.
  
  

Составлять идентичный список вопросов по продуктам питания и подгузникам как минимум странно. Именно по этой причине в ЦУП GROTEM / Agent внедрена возможность задавать условия по номенклатуре (бренд или группа). Для подгузников показывается одна анкета, а для чипсов – другая. Можно дополнительно настроить отбор по торговым точкам или территориям.

Комбинировать условия по бренду и группе одновременно нельзя.

При настройке ответов на вопросы анкеты можно выбрать один из вариантов (типов ответа):

• строка – мерчендайзер / торговый представитель / торговый агент вписывает ответ в соответствующей графе мобильного приложения (название конкурента, наименование товаров);
  
• целое число – 1, 10, 100, 459, 600, 765 и другие (к примеру, для указания остатков на складе, на полке);
  
• десятичная дробь – 1.50, 3.20, 56.99 (для средних значений, процентов и т.д.);
  
• логический – да / нет (проставляется галочка);
  
• дата и время – указание точных данных;
  
• список значений – к примеру, стандарт выкладки и т.д.;
  
• снимок – загрузка фото (для полок, ценников и т.д.), можно настроить возможность сделать фото «здесь и сейчас», а не загружать из галереи.
  

Чаще всего используют логический тип, список значений и снимок (особенно актуальны фотографии ДО и ПОСЛЕ).
Есть группы вопросов, что удобно с точки зрения навигации.

Также можно задавать обязательные вопросы: без ответа на них торговый представитель, мерчендайзер или иной выездной сотрудник не сможет завершить визит.

Встречаются ситуации, когда нам нужно получить ответ и уточнить его. К примеру, сначала проверяем наличие акционного ценника, а дальше «проваливаемся» в вопрос и уточняем дополнительные характеристики. Это возможно благодаря опции «Зависимый вопрос». Такой вопрос появляется только в случае, если получили ответ «Да» на родительский. Механика в мобильном приложении такова:

наличие акционного ценника – ДА – уточняющий (зависимый вопрос);
наличие акционного ценника – НЕТ – без уточняющего вопроса.

Обратите внимание, что зависимые вопросы можно привязывать только к вопросу с типом ответа «Логический» (ДА-НЕТ).

Количество вопросов для анкеты может быть любым: зависит от конкретного бизнеса, команды выездных сотрудников, специфики работы в полях и т.д. Отдельные вопросы используются не только для работы с ТТ и номенклатурой, но и в качестве дополнительного инструмента контроля торгового или медицинского представителя. К примеру, «Снимок» полки / ценников / продукции можно загрузить только в формате «Прямо здесь и сейчас» (не из галереи). Если сделать тип ответа обязательным, без «свежих фото» выездной сотрудник не сможет закончить визит. А это значит, что эту опцию можно использовать для проверки:
● был ли мерчендайзер / торговый представитель на точке;
● сколько времени провел (от начала визита до момента снимка);
● выполнил ли задачу (выкладка товаров, смена ценников и т.д.).

GROTEM / Agent становится SFA (Sales Force Automation, программа для автоматизации продаж), благодаря которой сотрудники экономят время на однотипных рутинных задачах при одновременном повышении эффективности работы.

Но программное обеспечение (ЦУП для супервайзера и мобильное приложение для выездного сотрудника) ценят не только за это. Мало анкеты составить – нужно их еще и проанализировать.

В ЦУП супервайзера во вкладке «Анкетирование –> Отчеты» представлены доступные отчеты по торговым точкам, номенклатуре и не только. Часть отчетов формируется на основе предустановленных вопросов анкеты (они недоступны для изменения).

О том, как работать с отчетами по анкетам, более детально поговорим в отдельной статье. Здесь же расскажем, что программа контроля выездных сотрудников и автоматизации продаж формирует:

• изменения товаров в торговых точках – формируется на основе ответов на вопросы «Доступность» в анкете;
  
• мониторинг цен – ответы на вопросы «Цена» в анкете (на дату опроса / совершения визита);
  
• остатки товара в магазине – ответы на вопросы «Остаток» анкеты (фиксируются на дату опроса / совершения визита);
  
• отчет о доле полочного пространства – «Фейсинг« (сколько позиций номенклатуры видно покупателю, в отчете доступны группировки для показателя фейсинга по разным разрезам);
  
• отчет по анкетам (номенклатура) – формируемся на основе ответов по номенклатуре и позволяет увидеть ответы с использованием различных отборов (тип торговой точки, регион, торговый представитель, территория);
  
• отчет по анкетам (торговая точка) – формируется на основе ответов на вопросы по торговой точке (фотографии, вывески, контактные лица, тип и т.д.);
  
• отчет по промоакциям – сведения по акциям, скидкам и др. маркетинговым активностям, внедренным для увеличения продаж или знакомства с брендом / продуктом;
  
• отчет по фото, сделанным в торговой точке – снимки, сделанные во время визита в торговую точку.
  

С фотографиями товара на полках еще интереснее. Ведь можно не изучать их вручную, а доверить распознавание бутылок / упаковок нейросети. Системы с компьютерным зрением работают по схеме:

• мерчендайзер фотографирует стеллаж или полку в магазине;
  
• снимки попадают в облако системы;
  
• нейросеть распознает и анализирует их;
  
• отчет отправляется линейному сотруднику (супервайзеру).
  

Отчеты на основании фото формируются автоматически за пару минут. Можно фильтровать по производителям, сетям, регионам и т.д. Преимущество GROTEM / Agent с интеллектуальным распознаванием товара – все данные для позиционирования и в сетях и корректировки выкладки (реалограммы) в пару кликов.

Отчеты на основе анкет – кладезь знаний для трейд-маркетолога, супервайзера, директора по продажам или другого линейного сотрудника. Они позволяют работать над разными задачами, среди которых:

• анализ потенциала территории;
  
• контроль работы выездных сотрудников (торговые и медицинские представители, мерчендайзеры, торговые агенты, промоутеры);
  
• анализ конкурентов, стратегии их позиционирования, продвижения через торговые сети;
  
• аудит и обучение, а также многие другие.
  
  

Хотите автоматизировать работу с анкетами и избавиться от рутинных задач?
Кажется, мы знаем, что можно сделать!