Контроль торговых, медицинских представителей и полевого персонала – вынужденная необходимость?

Практика показывает, что да. И не всегда причина проблем в халатности и недобросовестности выездных сотрудников.
Конечно, если попадется Остап Бендер, не помогут ни программы трекинга, ни «езда по пятам», ни даже совместные визиты: есть люди, у которых в крови страсть «обмануть систему». Возможно, именно по этой причине в большинстве вакансий на выездных сотрудников указывают «честность» (а в некоторых случаях наниматели готовы брать даже без опыта, лишь бы только порядочного).

GROTEM / Agent – программа для контроля полевых сотрудников, которая упрощает работу с командой. В этой статье остановимся на мониторинге и проверке визитов, но на самом деле полезного функционала для супервайзеров, трейд-маркетологов, руководителей отделов продаж да и для самих выездных сотрудников гораздо больше.

Проблемы контроля торговых представителей, мерчендайзеров и полевых сотрудников:

• не посещают торговые точки, а заказы принимают из дома или кафе;
  
• не работают с полками (выкладка не соответствует правилам, нет проверки);
  
• не принимают заказы от торговых точек, не контролируют склад и т.д.;
  
• не выполняют торговые задания и цели;
  
• не следят за дебиторской задолженностью.

Способы контроля торгпредов условно делятся на 2 категории:

1. Полевые. Супервайзер «едет по следам» и проверяет, действительно ли торговые / мерчендайзеры были на точках. Возможны варианты с визитами до торгпреда или вместе с ним. Если на одного супервайзера приходится 7-10 торговых, а каждый ТА посещает по 15 точек в день, то организовать личный контроль не всегда возможно.
   
2. Цифровые. Программы и приложения с трекингом в режиме реального времени. Не заменяют личного контроля, но позволяют в 1 клик увидеть, где прямо сейчас находятся ваши торговые представители. И что самое важное, специализированные решения дают возможность получать отчеты по визитам, эффективности торговых представителей и т.д.
   

Контроль полевых сотрудников нужен не только потому, что вы подозреваете их в халатности или не доверяете. Часто отчеты, которые делает GROTEM / Agent, помогают:

• оптимизировать маршрут торговых агентов;
  
• изменить выставленные KPI и цели, отталкиваясь от ситуации с торговыми точками и показателями других выездных сотрудников;
  
• найти точки роста для увеличения продаж;
  
• сравнить продажи за разные периоды и найти закономерности, на основе которых ставить планы и делать многое другое.
  

Трекинг на карте в режиме реального времени с отчетами по результатам визитов – то, за что заказчикам может предложить GROTEM / Agent. Но на самом деле функционала для контроля торговых представителей и полевых сотрудников гораздо больше.

В ЦУП GROTEM / Agent отчеты находятся во вкладке «Визиты» – «Отчеты».

Более 20 видов отчетов по визитам:

• визиты на карте;
  
• дебиторская задолженность;
  
• инкассация;
  
• контроль визитов;
  
• мониторинг визитов;
  
• отчет по задачам;
  
• результаты визитов;
  
• эффективность визитов.
  

Как это работает? После того как торговый представитель нажал «Начать визит» мобильное приложение отправляет координаты и время начала визита.

Синхронизация данных и файлов происходит между 2-мя частями решения (приложение и ЦУП – центра управления продажами).
Она осуществляется в соответствии с регламентным заданием. Без принудительной синхронизации она будет сделана за торгового представителя. Данные уходят в ЦУП руководителю и не занимают мегабайты памяти. Ситуации: «Не смог отправить данные, потому что телефон выключился / завис / села батарейка…» не будет.

Вариантов обмануть GROTEM / Agent нет:

• приложение подтягивает координаты точки и геопозицию ТА – нельзя начать визит из дома или детского садика / школы;
  
• координаты подтягиваются каждые 5 минут (или с любой другой периодичностью) – Fake GPS Location не пройдет;
  
• длительность пребывания на точке фиксируется и отражается в отчетах – не удастся «зависать в магазине» по 4-5 часов, на самом деле находясь дома;
  
• фотографии полок можно загружать в режиме «здесь и сейчас» – GROTEM / Agent не позволит торговому залить снимки недельной / месячной давности из галереи.

«Визиты на карте» в ЦУП (центре управления продажами) позволяют:

• посмотреть торговые точки, куда были совершены визиты;
  
• проверить ТТ, из которых совершены заказы;
  
• отобразить маршрут движения на карте (точки соединяются стрелочками в зависимости от того, в какой последовательности полевой сотрудник совершал визиты)

Следить можно в режиме реального времени или по факту. Инструмент отображения визитов на карте удобен визуалом: в 1 клик можно увидеть, где был торговый агент, по какому маршруту двигался, сколько точек посетил.

Если все визиты были сделаны из одного места, а это место – «Вкусно и точка» рядом с домом полевого сотрудника, есть повод спросить, как он делает визиты и принимает заявки.

«Кто совершает плановые визиты, а кто не совершает?» – в GROTEM / Agent ответ на этот вопрос можно получить в «Контроле визитов». В разделе ЦУП отображаются не только выполненные / невыполненные визиты, но есть и более детальные отчеты:

• визит запланирован, но не выполнен;
  
• визит запланирован и выполнен с фото;
  
• визит запланирован и выполнен без фото;
  
• визит не запланирован, но выполнен и есть фото;
  
• визит не запланирован, но выполнен без фото.
  

План-факт позволяет в пару кликов понять, сколько % от поставленного плана выполнил торговый.
Если из запланированных 19 точек ТА посетил только 2 по плану и 1 вне плана (т.е. всего 10,53%), есть повод уточнить: «В чем дело?».
Показатель «Процент выполнения плановых визитов» в бизнесе часто используют как один из KPI полевых сотрудников. На самом деле можно пойти дальше: строить планы посещений, отслеживать внеплановые, изменять маршруты и т.д.

Но ходить по торговым точкам – это не значит заключать сделки (собственно, ради чего торговые / медицинские представители и нужны). И здесь на помощь приходит еще один отчет GROTEM / Agent.

Торговый представитель – это не тот полевой сотрудник, которому нужно только ездить по точкам.
Цели, KPI, планы, задачи на визит – все это нужно для заключения сделок и увеличения продаж. Для этого и внедрили специальный отчет.

В отчете «Эффективность визитов» используется показатель Strike Rate. Он рассчитывается по формуле: количество визитов с заказами / количество визитов. Задача супервайзера (или любого другого линейного менеджера) – сделать так, чтобы максимальное количество визитов заканчивалось заказами.
К примеру, у нас 21 марта торговый представитель совершил 10 визитов (правда, все незапланированные – и это уже повод насторожиться). При этом 0 посещений принесли заказы. Strike Rate составляет 0%. 10 внеплановых визитов и 0% заказов на систематической основе – кажется, пора поговорить с торговым агентом.

Есть и обратная ситуация. К примеру, у торгового представителя резко повышается Strike Rate до 90% без видимых причин (конъюнктура рынка, сезонность и т.д.). Возможно, торговый агент ведет «нечестную игру»: говорит клиентам о предстоящем резком повышении цен на следующую партию или об уходе производителя / поставщика.

Отчет «Эффективность визитов» в программе контроля полевых сотрудников позволяет отследить:

• план и факт;
  
• количество визитов вне плана;
  
• % фактических визитов от количества запланированных;
  
• % визитов с заказами от итогового количества.
  

Зная средние показатели заказов с торговых точек, можно ставить планы продаж.

Отчет в GROTEM / Agent показывает выполненные визиты за заданный период:

• торговая точка;
  
• адрес;
  
• вид визита (плановый, внеплановый);
  
• координаты (широта и долгота);
  
• разница GPS-координат (в метрах);
  
• время начала;
  
• время завершения;
  
• продолжительность.
  

Длительность визита в торговую точку – параметр, который часто позволяет найти «хитрецов».
К примеру, если продолжительность посещения составила меньше 1 минуты, это выглядит странно. Не менее интересны и те кейсы, когда мобильный сотрудник провел на объекте 447 минут (т.е. почти 10 часов).
Продолжительность визита торгового представителя зависит от точки и конкретной ситуации, но обычно от 5 до 30 минут.

«Мониторинг визитов» – отчет, который позволяет увидеть, когда торговый представитель в последний раз посещал торговую точку (и кто из ТА допускает просрочки).

В «Мониторинге» красным выделяются те торговые точки, где торговый представитель не появлялся больше 30 / 45 / 60 дней (продолжительность указывается в настройках).
Вы можете установить условие, чтобы отображались только просроченные визиты.

Естественно, если торговый больше 60 дней не посещал ТТ (и это не ситуация, когда мы отменили визиты из-за большой дебиторки / закрытия торговой точки / смены ее направления и т.д.), у нас могут быть проблемы с заказами, выкладкой, представленностью ассортиментных позиций на полках. Возможно, супервайзеру придется самостоятельно съездить на точку и разобраться, в чем дело.

«Отчет по задачам» позволяет супервайзеру или другому линейному сотруднику увидеть статус задач:

• сколько запланировано;
  
• сколько выполнено;
  
• сколько просрочено.
  

Все поставленные задачи моментально «прилетают» в мобильное приложение сотрудника.

Также в режиме реального времени можно посмотреть, какие завершены, а какие находятся в процессе. Если задачу поставили 23 июня, а она так и не закончена к 29 сентября, стоит оценить ситуацию: мы неправильно ее поставили или мобильный сотрудник не способен выполнить (или она вообще нереализуемая в рамках торговой точки).

Где работа с деньгами (особенно чужими), там и повышенные риски.

В отчетах GROTEM / Agent есть «Дебиторская задолженность» и «Инкассация».

Отчет «Дебиторская задолженность» отражает данные за определенный период в разрезе торговой точки:

• название магазина;
  
• дата и номер договора;
  
• сумма дебиторки.
  

Это помогает не только контролировать дебиторскую задолженность, но и планировать маршруты торговых представителей.
Если у точки большая дебиторка, то есть риск столкнуться с неконтролируемой или невозвратной.
Поэтому лучше убрать магазин из плана посещений и сосредоточиться или на новых точках, или на улучшении работы с текущими.

Отчет «Инкассация» в программе GROTEM / Agent отражает суммы инкассации в разрезе торговых точек и ТА с учетом распределения по документам дебиторке.

В отчете отражены данные:

• торговый представитель;
  
• адрес точки;
  
• лимит по дебиторской задолженности для конкретной торговой точки.
  
  

По инкассации в отчете отражены данные:

• номер и дата документа о дебиторской задолженности;
  
• номер, дата и время инкассации;
  
• сумма инкассации за указанные день и время;
  
• сумма распределенной инкассации.
  

Напоминаем, что в мобильном приложении GROTEM / Agent специально реализована функция загрузки фотографий, сделанных «здесь и сейчас».

У торговых представителей нет варианта залить снимок из галереи, сделанный 2 недели назад.
В отчете по фото супервайзер видит адрес торговой точки, дату ее посещения агентом / мерчендайзером и фото полок.
Это один из вариантов контролировать не только ТА, но и выкладку, наличие конкурентов, необходимость «пробить» товар на золотые (приоритетные) полки и т.д. – все то, что влияет на продажи в FMGG и прочих.

Отчеты по визитам можно использовать не только как «кнут» и способ контроля / отслеживания полевых сотрудников.

При правильном подходе отчеты становятся «пряником»: на их основе можно создавать системы мотивации торговых, ставить выполнимые цели / задачи и KPI, работать не только с командой, но и с каждым торгпредом отдельно.

Неочевидное преимущество GROTEM / Agent – возможность выгрузки данных в инструменты аналитики и визуализации (Microsoft Power BI или другие) для сравнения данных по годам и месяцам, суммам заказов у торговых, эффективности визитов, количеству посещений и т.д. Это помогает в работе не только супервайзерам, но и трейд-маркетологам, руководителям отдела продаж, коммерческим директорам.

GROTEM / Agent может использоваться как часть SFA (Sales Force Automation System) или SFM (Sales Force Management System), подходит производителям и дистрибьюторам, BTL-агентствам, компаниям Non-food, а также многим другим.

Если вы хотите внедрить программное обеспечение для контроля торговых представителей и других выездных сотрудников, просто заполните форму. Мы поможем сделать так, чтобы переход на новые системы работы прошел бесшовно и легко: без саботажа персонала, жалоб и проблем с настройками.