Заказчик — крупный поставщик сельскохозяйственной техники. 140 сервисных инженеров компании обслуживают John Deere, JCB и другие машины. Они тратили по 1,5–2 часа в день, заполняя акты выполненных работ, потом диспетчеры перебивали данные из актов в «1С». Сейчас акты формируются автоматически и распечатываются на месте обслуживания техники. Хоть посреди ржаного поля.

В компании работают 140 сервисных инженеров, которые обслуживают технику от Смоленской области до Кузбасса. Инженеры имеют дело со сложной электроникой и интернетом вещей — например, машины John Deere и JCB оборудуются датчиками, передающими информацию о состоянии узлов и агрегатов (системы JD Link и JCB LiveLink).

Высококвалифицированные специалисты стоят дорого. Каждая простая операция, по-хорошему, должна быть автоматизирована — чтобы не тратить время на то, с чем справится ученик третьего класса.

На практике получалось так:
1. Заказчик звонит и говорит, что его комбайн сломался.
2. Диспетчер заводит заявку в системе «1С:Управление торговлей».
3. Потом диспетчер оценивает заявку, чтобы понять, кому ее поручить.
4. Создается наряд. Информацию передают инженеру в вотсапе или звонят: «Посмотри почту, там реквизиты, которые надо указать в акте».
5. Инженер едет спасать комбайн, захватив пустые бланки актов выполненных работ и другие документы.

В день инженер отрабатывает до 6 заявок. На каждую единицу техники нужно заполнить акт в двух экземплярах — себе и заказчику. Провел диагностику десяти сеялок — заполни десять актов.

Чтобы написать в бланках реквизиты и наименование работ, как в «1С», инженер тратит 1,5–2 часа в день. Это 20% рабочего времени, которое клиент не оплачивает.

Не у всех инженеров идеальный почерк, а документы часто заполняются в полях. Когда акты привозят в офис, начинается каллиграфическая экспертиза: что же там написали под трактором? После расшифровки диспетчеры забивают в «1С» все, что сделано по факту.

Во время сева и уборки инженер может неделю не появляться в офисе. Он утром едет из дома сразу в поля, а оттуда, поздно вечером — сразу домой. Заполненные акты неделю лежат в бардачке. Диспетчер не переносит информацию из актов в «1С», это значит, что клиенту не отправят УПД (универсальный передаточный документ) и не выставят счет.

По идее, инженер может сфотографировать акты и выслать их по почте из дома. Но мало у кого до этого доходят руки. Да и кто расшифрует акты без его участия.

Надо было решить три главных задачи:

— сократить трудозатраты инженеров и диспетчеров на работу с документами;
— исключить ошибки из-за почерка;
— обеспечить оперативный сбор данных по фактически затраченному времени сервис-инженеров.

Требовалось мобильное приложение, где инженер видит наряды, отмечает незапланированные работы и затраченное время. Информация из приложения должна автоматически поступать в «1С». Еще приложение должно уметь печатать документацию в глуши, где нет интернета.

У нас есть базовое решение для сервисных работ GROTEM / Service. Оно интегрируется с «1С» и умеет печатать чеки, синхронизируясь с онлайн-кассами. Что мешает вместо касс подключить принтеры? Ничего не мешает.

Базовая версия GROTEM / Service закрывает основные задачи. Как любой пользователь Service, инженер видит наряды, которые выгружаются из «1С».

В приложении есть информация о заказчиках: где находится, что уже ремонтировали в этом тракторе и когда. Инженер не звонит в офис, чтобы уточнить детали.

Из нетипового — мы добавили функцию распределения полномочий, когда к клиенту выезжает бригада. С одной заявкой в приложении работает вся бригада (видят наряды, указывают затраченные часы для своего участка работы, пишут рекомендации), но изменения вносит только старший инженер. Например, по ходу ремонта ходовой части погрузчика он может предложить заменить масляный фильтр. Если клиент соглашается, старший инженер добавляет новую услугу.

Еще добавили функцию фиксации выезда как услуги. Стоимость выезда подтягивается из «1С», у каждого клиента она своя, по договору.

Или такой момент: иногда ремонт длится дольше одной смены. Тогда инженер ставит наряд на паузу. Диспетчер видит, что работа продолжается, поэтому сегодня акта не будет. Когда работа завершена, формируется акт.

Потом акт печатает вот такой принтер:

Инженер фотографирует акт, когда клиент поставит подпись и печать. Фото прикрепляется в приложении к наряду, и все данные акта отправляются в «1С». Диспетчер может через десять минут прислать клиенту УПД и выставить счет.