как планировать визиты торговых представителей без петлей на карте и бесцельных поездок

«Заскочил по пути», «Да был там, честное слово!», «Да зачем туда так часто ездить, я лучше знаю магазин!» и другие проблемы планирования визитов торговых.

Этапы работы торгового представителя зависят от особенностей бизнеса и организационных процессов.
Есть компании, где 3 шага: подготовка, работа на точке, администрирование. Известны случаи, когда бизнес строит работу торгпреда в 5, 6, 8 или 12 этапов: подготовка, осмотр точки, приветствие, определение заказа, завершение визита, администрирование, оценка эффективности и т.д.

Планирование (подготовка) – этап, от которого зависят не только продажи, но и сопутствующие расходы – к примеру, на компенсации ГСМ.

Часто встречаются ситуации, когда в бизнесе:

• не планируют маршруты;
  
• планируют маршруты, но не контролируют посещение;
  
• не ставят план посещения в день;
  
• не оценивают эффективность (сколько посещений привели к заключению сделки) и т.д.
  

Как результат – эффективность работы с точками падает.

В GROTEM / Agent есть вкладка «Визиты», которая позволяет планировать посещения, оптимизировать маршруты, ставить задачи и цели, продумывать дебиторку и другие вопросы торговых точек. GROTEM / Agent удобен тем, что состоит из двух основных частей: ЦУП (центр управления продажами, с ним работает супервайзер / иной офисный сотрудник) и мобильное приложение (программа для торговых агентов, представителей, мерчендайзеров и т.д.)

У торговых представителей нет: «Ехал мимо – решил заскочить».

• Маршруты нужно планировать, чтобы достичь максимального количества посещений и оптимизировать расходы на компенсацию ГСМ и проезда;
  
• Торгпред должен знать, что ему нужно делать на конкретной точке, – проработать вопрос дебиторской задолженности, предложить новые позиции и т.д., чтобы выполнялись ежедневные / ежемесячные / ежегодные планы;
  
• Торгпред должен быть подготовлен – сертификаты, накладные, прайсы, акты сверки, приходные документы, POS), чтобы не было ситуации «ой, не взял, давайте тогда оформим заказ в следующий раз».
  

План визитов на неделю выставляет супервайзер (или иной ответственный сотрудник: руководитель отдела продаж, трейд-маркетолог).

В программе из ЦУП – центра управления продажами – выставляют план визитов для каждого торгового представителя на неделю или иной отрезок времени:

• торговый представитель;
  
• точки для посещения;
  
• даты посещения и т.д.
  

Чтобы запланировать визит сотруднику, нужно проставить галочку напротив точки, куда планируется посещение. Время можно проставлять или не указывать.
В мобильном приложении GROTEM / Agent торговый представитель выбирает вкладку «Визиты» и видит «Плановые» (также есть «Внеплановые») – торговые точки, которые ему нужно посетить.

Сколько точек ставить торговому представителю в день для посещения? Как правило, не больше 15.

Цифру в 15-20 визитов выводят по простой формуле: 8 часов (=480 минут) длится рабочий день. 1 посещение занимает около 20 минут, т.е. 480 / 20 = 24 посещения. «Откидываем» время на перемещение между точками, администрирование или пр. факторы и получаем до 15 визитов в день. Это объективная цифра, которая может изменяться в зависимости от специфики бизнеса, процессов и т.д.

В вакансиях работодатели часто указывают, что «рабочий день ненормированный». Но это не значит, что торгпред будет мотивирован проводить «в поле» по 12 часов в сутки без перерывов на выходные и праздники, объезжая по 20-30 точек.

Программа для контроля мерчендайзеров и торговых представителей GROTEM / Agent позволяет сделать это в несколько кликов.

Вот так выглядит план визита до оптимизации:

Супервайзеру необходимо:

• выбрать точки, которые будет посещать торговый представитель;
  
• указать время посещения первой точки (откуда будет начинаться маршрут);
  
• выбрать день недели;
  
• указать тип маршрута из выпадающего списка (автомобильный транспорт, общественный, пеший и т.д.).
  

Для расчета нужно нажать «Выполнить оптимизацию». Программа контроля торговых представителей GROTEM / Agent рассчитает длину маршрута и время посещения ТТ.

Если с задачами и маршрутами все зависит от специфики бизнеса, то цели у бизнесов +/- одинаковые вне зависимости от ниш (медицина, стоматология, лакокрасочные материалы, табак, косметика, алкоголь, пиво, газированные напитки):

• увеличить продажи на торговых точках;
  
• уменьшить дебиторскую задолженность;
  
• нарастить клиентскую базу;
  
• расширить SKU.
  

Существуют разные инструменты для постановки целей: SMART, SMARTE и т.д. Торгпред должен знать, чем завершит визит:

• продажа новой позиции;
  
• выставление товара на более выгодное место;
  
• размещение рекламных материалов и т.д.
  

Естественно, необходимо учитывать специфику точки: если она новая, то требовать продажу после первого визита как минимум нечестно.

Задачи по торговым точкам и маршруту – «рутина» торговых представителей, без которой нельзя достичь поставленных целей. Они зависят от особенностей объекта и посещения.
Могут быть однократными (без повтора) или периодическими (повторяются ежедневно, еженедельно, ежемесячно).

Ставить их можно из ЦУП: GROTEM / Agent позволяет посмотреть историю задач по торготочке и / или создать новую задачу.

Также предусмотрена возможность постановки задачи самим торговым представителем через мобильное приложение. Торгпред получает задачи из ЦУП + может ставить себе задачи самостоятельно:

• снять акционный ценник с чипсов;
  
• поздравить ЛПР с Днем рождения;
  
• забрать документы в торговой точке;
  
• установить ростовые фигуры;
  
• проверить выкладку лакокрасочных материалов;
  
• привезти POS-материалы;
  
• сфотографировать выкладку конкурентов и так далее.
  

Задача привязывается к конкретной торговой точке. Можно указать дату начала и дату завершения, цель.
Цели и задачи на визит зависят от особенностей точек: наличие дебиторской задолженности, контрагенты, расположение и т.д.

В плане визитов линейный менеджер может нажать на красный маркер и перейти во вкладку с торговой точкой (и изменять их при необходимости: контакты, территория, фотография и т.д.).

– ИП Иванов, вы когда заплатите?
– Денег сегодня нет. Завтра заплачу!

Диалог, от которого и у супервайзеров, и у торгпредов проступает холодный пот. Сама по себе дебиторская задолженность – нормальное явление, связанное с текущей хозяйственной деятельностью.

Дебиторка может быть нескольких видов:

• просроченная контролируемая – порядочный платежеспособный клиент нарушил сроки оплаты (ошибка бухгалтера, забывчивость директора, отсутствие денег на р/с в день исполнения обязательств, задержка перевода на стороне банка и т.д.);
  
• ожидаемая – важные клиенты, которые «дают объемы» и постоянно нарушают сроки, но потом вносят оплату (им простительно);
  
• неконтролируемая – клиент манипулирует, оттягивает оплату, нарушает договоренности (возврат возможен, но приходится «выгрызать» каждый рубль);
  
• невозвратная – клиент задолжал большую сумму, а возвращать деньги не собирается.
  

«Визиты» – это не просто вкладка в мобильном приложении GROTEM / Agent и в ЦУП (центр управления продажами). Программа для отслеживания торговых представителей, мерчендайзеров и полевых сотрудников решает ключевые задачи бизнеса на этапе планирования помещений: куда ехать, как сэкономить время и ГСМ, с кем из клиентов нужно говорить о дебиторке и т.д.

Но есть план, а есть факт. Чтобы маршруты / цели / задачи, поставленные линейным сотрудником, реализовывались в реальных визитах, нужен контроль. Мы в GROTEM предусмотрели более 20 видов отчетов по визитам: на карте, дебиторская задолженность, инкассация, контроль, мониторинг, отчет по задачам, результаты, эффективность и т.д.

О том, как программа SFA (Sales Force Automation) полевых и выездных сотрудников помогает контролировать визиты, поговорим в отдельном материале.