Когда отчеты – не бесполезная пустая груда бумаг.

В прошлых статьях мы спланировали визиты торговых представителей, выдали оборудование и анкеты. На основе информации от полевых сотрудников нужно принимать решения: как работать с территорией, какие KPI ставить на следующий период, где по каким точкам усилить работу, где уменьшить количество визитов, что происходит с дебиторской задолженностью…

Сначала нужно было заполнять анкеты и делать отчеты вручную, затем появились инструменты вроде Excel с форматированием, диаграммами и таблицами. Сегодня супервайзеры, руководители отделов продаж и линейные менеджеры могут использовать:

• встроенные отчеты в модуле 1С – более 20 готовых отчетов «бери и используй» (в том числе и с настройкой фильтров);
  
• выгрузка в Excel – сами создаем сводные таблицы, если нужно представление данных в нужном формате;
  
• продвинутая аналитика с BI-системами – профессиональное решение для мобильной торговли.
  
  

Для каждой задачи есть свой инструмент. Если нужно просто убедиться в том, что торговый / медицинский представитель приехал на точку и переступил порог, достаточно плоских отчетов 1С «Результаты визитов» или «Визиты на карте». Если нужно понять взаимосвязи между визитами и заказами / длительностью посещения и объемом заказов / незапланированными визитами и объемом заказов (да еще и за определенный период времени), стоит использовать BI.

Выделяют 3 блока отчетов:

• по визитам;
  
• по торговым точкам;
  
• по анкетам.
  
  

Из всех тех инструментов, которые предлагает 1С, можно сделать «Избранное» – то, что нужно для решения конкретных задач (контроль мерчандайзеров, мониторинг визитов медицинских представителей, оценка анкет выездных сотрудников и так далее).
Давайте посмотрим примеры, как выглядят данные в 1С по умолчанию.

Нам нужно добиться того, чтобы торговые агенты / медицинские представители / иные выездные сотрудники действительно посещали точки, а не подменяли GPS-координаты или присылали фейковые отчеты.

Первое, за чем приходят клиенты GROTEM / Agent, – трекинг на карте в режиме реального времени. Но это не единственный отчет, который помогает контролировать торгпредов.

Супервайзеру в ЦУП доступны:

• визиты на карте;
  
• дебиторская задолженность;
  
• инкассация;
  
• контроль визитов;
  
• мониторинг визитов;
  
• отчет по задачам;
  
• результаты визитов;
  
• эффективность визитов.
  
  

Ниже примеры того, как выглядят отчеты с дефолтными настройками, которые доступны супервайзерам и иным линейным сотрудникам в формате «бери и используй».

Отчет «Визиты на карте» формируется на основе постоянного трека, который запускается в момент начала рабочего дня выездного сотрудника (когда он нажимает кнопку «Начать» в мобильном приложении). Супервайзер, руководитель отдела продаж, старший менеджер или иной линейный менеджер может следить за передвижением торгового / медицинского представителя. Все его действия: заказы, посещения торговых точек и т.д. – отмечаются на карте.

Отчет «Визиты на карте» удобен визуалам: тем, кто хочет посмотреть маршрут на карте и сравнить торговые точки с местами, где делались визиты / где брались заказы. Можно выбирать разные варианты отображения: показывать визиты / заказы / маршруты.

Из отчета «Визиты на карте» можно перейти в «Контроль визитов», чтобы изучить информацию подробнее:

• «План» – сколько визитов запланировано торговому представителю за определенный период;
  
• «Факт» – сколько выполнено за определенный период;
  
• «Не выполнено» – сколько визитов не выполнено за определенный период;
  
• «Вне плана» – сколько внеплановых визитов совершено;
  
• «% выполнения плана» – процент выполненных визитов к запланированным.
  

Отчет позволяет понять, кто совершает плановые визиты, а кто – нет.

«Результаты визитов» – плоский отчет в 1С, который позволяет более детально проанализировать работу торговых / медицинских представителей или иных сотрудников. С помощью мобильного приложения GROTEM / Agent снимаются данные о начале визита и продолжительности:

• дата и время начала визита;
  
• дата и время окончания визита;
  
• долгота и широта;
  
• разница GPS-координат сотрудника с координатами точки.
  

«Эффективность визитов» – отчет 1С, который позволяет не просто посмотреть количество плановых / фактических визитов, но и количество визитов (показатель Strike Rate).

Супервайзеры используют «Эффективность визитов», чтобы контролировать работу выездных сотрудников и выполнение KPI. Естественно, где это возможно (к примеру, если отправляем торгпреда «в поля» на разведку, опрометчиво ожидать, что он он принесет заказы с первого холодного касания).

Встроенные механизмы 1С для контроля визитов, дебиторской задолженности, инкассации и других хороши, но супервайзеры могут использовать скрытые возможности учетной системы.

1С позволяет формировать плоские отчеты:

• «Дополнительные параметры торговых точек» – количество полок, ассортимент товаров, вывеска (фотография), вывеска РТТ, вид DIY;
  
• «Общее количество точек» – территория, тип ТТ, класс ТТ, торговый представитель;
  
• «Отчет о наличии ассортимента в ТТ» – плановый, фактический, процент от запланированного;
  
• «Отчет о соответствии фактических товарных остатков плановым показателям» – план, факт, процент;
  
• «Привязка торговых точек к территориям» – территория (к примеру, Люберцы, Центральный / Кировский / Адмиралтейский район) и названия относящихся к ней ТТ;
  
• «Статусы торговых точек» – период, название ТТ, статус (потенциальная, активная);
  
• «Торговые точки без координат» – название ТТ, адрес;
  
• «Торговые точки на карте» – визуальное отображение ТТ на карте с возможностью навести курсор и увидеть наименование, класс, адрес, тип и другие параметры.
  

К примеру, «Дополнительные параметры торговых точек» собирает все сведения по доп. параметрам, для которых были установлены значения. Администратор задает критерии самостоятельно: вплоть до того, что можно загружать фотографии торговых точек.

В разделе «Анкетирование» супервайзер, руководитель отдела продаж, директор по маркетингу или иной линейный сотрудник могут увидеть отчеты:

• «Изменения товаров в торговых точках» – визит, дата визита, номенклатура;
  
• «Мониторинг цен» – цена товара на 12.12.2023, 01.01.2024, 01.03.2024 или за любой другой отрезок времени для отслеживания динамики (отчет формируется на основе ответа в разделе «Цена»);
  
• «Остатки товара в магазине» – динамика остатков за выбранный период (отчет формируется на основе информации, которую торговый агент вносит при ответе на вопрос «Остаток»);
  
• «Отчет о доле полочного пространства» – процент полочного пространства, фейсинг, среднее значение за 2 месяца;
  
• «Отчет по вопросам анкет (вопросы по номенклатуре)» – наличие на складе, остатки, цена, фото, наценка, фейсинг и иные;
  
• «Отчет по вопросам анкет (вопросы по ТТ)» – вывеска, фото, адрес, контактное лицо, наценка, количество полок и иные;
  
• «Отчет по фото» – дата и фото, сделанные выездным сотрудником в торговой точке.
  

Отчеты позволяют внедрить опцию «кросс-контроля»: один отчет может ответить на несколько вопросов по работе выездного сотрудника. К примеру, «Отчет по фото» позволяет оперативно проверить не только качество выкладки, представленность на полках и т.д., но и визит ( можно ограничить возможность загрузить снимок из галереи, чтобы сотрудник мог сделать фотографию только "здесь и сейчас"). Если какие-то снимки не устраивают, можно попросить оперативно заменить их.

Отчеты с полями и форматированием по умолчанию – это хорошо. Но что делать, к примеру, в «Результатах визитов» по дефолту установлены вид визита, состояние координат, время начала, время окончания, сумма заказа, сумма инкассации, а торговые представители не работают с инкассацией вообще? В готовом отчете лишний столбец, который будет тянуться постоянно? На самом деле – нет.

Чтобы «персонализировать» отчет и настроить его под конкретные задачи, используются готовые фильтры и пользовательские настройки.

Не нужно выгружать данные в Excel, накладывать фильтры – все можно сделать в 1С.

К примеру, применим пользовательские настройки для отчета «Контроль визитов».
1С позволяет сформировать отчет по:
● торговому представителю;
● региону;
● территории или другим параметрам.

Эти фильтры супервайзер может настраивать самостоятельно.

Что делать, если готовых отчетов 1С с фильтрами недостаточно?

В зависимости от практик, принятых на проекте, для формирования отчетов потребоваться:

• заливка цветом отдельных полей;
  
• группировка данных по заданным параметрам;
  
• изменение цвета / стиля / размера шрифта или другое.
  

Очевидное решение – выгрузка в Excel и формирование сводных отчетов.

Но у 1С есть «Система компоновки данных» – механизм, позволяющий строить отчеты и выводить информацию со сложной структурой и произвольным набором таблиц или диаграмм.

Все отчеты, которые присутствуют в GROTEM / Agent и 1С, поддерживают эту возможность. Преимущество в том, что не нужно тратить время на выгрузку в Excel, формирование, задание параметров.

«Система компоновки данных» позволяет один раз настроить формат отчетов и получать их в режиме реального времени. Что это дает? Больше не нужно «удалять столбики или строчки» вручную. Достаточно один раз убрать ненужные параметры из шаблона отчета, сохранить как отдельный отчет и использовать. И для этого не нужны ни специфические навыки, ни программист в штате, ни дополнительное ПО.

Для этого достаточно нажать «Еще» и выбрать «Изменить вариант» и сохранить заданные настройки (обратите внимание на имя сохраняемого элемента, чтобы в будущем легко можно было найти нужный).

В будущем достаточно нажать «Еще –> Выбрать вариант» (или просто «Выбрать вариант») и сформировать отчет на основе тех значений, которые нужны. Настройка экономит время супервайзера или иного линейного сотрудника. Отчеты сразу получаются такими, как нужно для конкретных задач.

В отчетах часто нужно выделить ячейки определенным цветом (заливка), изменить цвет шрифта, сделать надписи жирным / курсивом, увеличить или уменьшить текст и так далее.
Для этого уже есть механизм в 1С – условное форматирование.

1С позволяет создавать и форматировать практически любые готовые отчеты. Естественно, изменить настройки существующих отчетов проще, чем разработать новые (с нуля и под конкретную задачу).

Если нужно создать отчет с нуля по выездным сотрудникам (закладывая параметры, которые нужны именно вам), можно или пройти курсы, или привлечь программиста 1С.

При всей гибкости и универсальности отчеты 1С имеют минус – ограничения, связанные с построением плоских таблиц. У супервайзера или иного линейного сотрудника нет возможности анализировать данные в динамике, выделять сегменты и закономерности.

Эту задачу решает BI (Business intelligence) – набор средств для объединения аналитической информации и ее отображения в удобной для восприятия форме. Примеры – Microsoft Power BI, Visiology, Форсайт, Даталенс, Modus BI. В 2021 появилась 1С-Аналитика (часть 1С:Предприятие 8).

Оперативный контроль, аналитика, поиск корреляций и взаимосвязей – то, на основе чего можно выстраивать стратегию работы с командой (KPI, планы визитов и так далее).

BI позволяет строить отчеты:
● какова связь между количеством визитов и количеством заказов;
● какова связь между длительностью визита и заказами;
● как сработали торговые представители за год / полгода / месяц;
● сколько визитов было по дням и какой Strike Rate по каждому дню, а также многие другие.

Данные, которые мы выгрузили из GROTEM / Agent в BI-систему, показывают корреляцию: чем больше визитов, тем выше объем заказов (сумма). Есть небольшие погрешности, но тенденция очерчивается.

Преимущество BI-систем – быстрая фильтрация данных, огромный набор шаблонов отчетов и визуализация в в 2-3 клика. В режиме реального времени (3-5 секунд) можно отследить общую динамику и работу каждого торгового представителя.

В Excel чуть сложнее: выгрузить –> выбрать фильтры –> построить диаграмму –> изменить фильтры –> перестроить диаграмму.

Когда программа SFA (Sales Force Automation) для контроля торгпредов, содержит возможность работы с Business intelligence, это позволяет увидеть не только ситуацию «здесь и сейчас», но и динамику. Как результат – сделать более эффективной работу мерчендайзеров, полевых и выездных сотрудников, медицинских представителей. Ведь важно не только страшить кнутом и контролем, но и мотивировать комфортными условиями работы и выполнимыми KPI.

Какой вариант выбрать для работы с торговыми представителями: готовые отчеты 1С с фильтрами и без, выгрузка в Excel, системы BI? Зависит от целей, задач и специфики проекта. Хотите, поделимся лайфхаками, как использовать в вашем бизнесе отчеты и аналитику в работе с торговыми представителями и выездными сотрудниками?