Оставьте свой телефон и мы свяжемся с вами!
Нажимая на кнопку, вы принимаете условия оферты
и соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Как контролировать посещение торговых точек: не GPS единым?

Планируем маршрут и проверяем визиты торговых представителей

Где торговый представителей прямо сейчас, был ли на точке, сколько времени провел — контроль посещений с GPS-трекингом, звонками, фотографиями и даже ездой «по пятам» становится одной из ключевых задач супервайзеров и иных сотрудников. В статье "Где ваш торгпред прямо сейчас?" мы рассказывали обо всех способах контроля работы с торговыми точками: полевых (оффлайн) и цифровых (онлайн).
Перед супервайзерами, трейд-маркетологами, руководителями отделов продаж стоят задачи, которые условно можно объединить в несколько блоков:
  • контроль посещения торговой точки — как понять, что выездной сотрудник действительно был / находится на объекте;
  • контроль работы с торговыми точками — как узнать, что торгпред или иной мобильный сотрудник проверил остатки, выкладку, адрес ТТ, контакты ЛПР, ассортимент и так далее;
  • контроль территории — как на уровне супервайзера следить за активными / неактивными / новыми точками, выстраивать систему без ситуаций «сходили 1 раз на точку и забыли»;
  • контроль заказов — как отслеживать Strike Rate, возвраты, выполнение планов продаж, выставление KPI и т.д.;
  • контроль дебиторской задолженности, инкассации — как следить за расчетами и не допускать риска ухода дебиторской задолженности в невозвратную.
Мы можем ставить любые KPI и планы продаж, создавать стратегии работы с точками и территориями. Но это все бесполезно, если торговые представители не посещают точки. О том, как контролировать выездных сотрудников и их визиты, как раз поговорим в статье. Параллельно затронем еще одну тему — как оптимизировать маршруты и минимизировать издержки на ГСМ и сопутствующие расходы.

    Почему важно контролировать не только визиты (посещения), но и маршруты?

    Качество работы с территорией определяется не только эффективностью визитов и количеством заказов. Даже опытный полевой сотрудник часто не видит картину в целом и не может грамотно спланировать работу на всей территории (а зачастую и не стремится показывать высокие результаты).

    Допустим, у нас 8-часовой рабочий день. Графики и режимы работы могут отличаться в зависимости от особенностей бизнеса, но возьмем стандартный.

    Идеальное распределение времени торгового представителя может выглядеть приблизительно таким образом:
    • 1 час — организационные моменты (особенно если компания не использует SFA, программы для мобильной торговли): приехать в офис, посмотреть новые акции, уточнить информацию у бухгалтера, позвонить с уточнением задачи / отчетом);
    • 2 часа — время на дорогу (значения средние);
    • 4–5 часов — время на работу с торговыми точками.

    На практике супервайзеры и трейд-маркетологи говорят о том, что работа с точками у торгового представителя занимает от 2 часов 40 минут до 3 часов 30 минут. По факту несколько часов, которые компания оплачивает мобильному сотруднику на ТТ, «улетучиваются».

    Программы контроля и мобильной торговли позволяют сделать рабочий день торгового представителя прозрачным:
    • сколько времени провел в дороге;
    • когда начал рабочий день и когда закончил;
    • сколько минут / часов провел в одной торговой точке;
    • какой километраж «накрутил».

    GROTEM / Agent предлагает гораздо больше инструментов для автоматизации торговли: данные по точкам, анкеты, номенклатура, отчеты с выгрузкой в BI и т.д. Но пока нам важно закрыть главную задачу — сделать так, чтобы торгпредставители посещали точки и работали на маршруте. Причем составить план визитов нужно так, чтобы за день удалось охватить максимальное количество ТТ без эффекта «накрученного километража».

    Какой маршрут оптимальный: как ставить планы визитов

    Благодаря инструментам аналитики Sales Force Automation System выяснили среднее время визита (сколько минут торговый представитель проводит на точке):
    • 8 минут — средняя длительность визита в ТТ без заказа;
    • 10 минут — продолжительность посещения в ТТ с заказом.

    Зная эти вводные, мы можем строить маршруты и приблизительно прикидывать, как выглядит рабочий день торгового представителя + видеть пути оптимизации.

    В GROTEM / Agent переходим в «Планы визитов —> Создание». Здесь можно:
    • указать торгового представителя;
    • задать период;
    • указать характеристики — наименование, адрес, класс, территория, партнер, тип.

    В столбце слева отображается неделя: к примеру, в данной случае мы планируем визиты на 45-ю неделю.
    В разделе «Оптимизация маршрута» находятся:
    • день недели — конкретный или все;
    • тип маршрута — автомобильный, пеший, велосипедный, общественный;
    • длина маршрута.

    После клика на «Выполнить оптимизацию» супервайзер видит, сколько времени сэкономит торговый представитель, если будет посещать ТТ в заданном порядке.

    Чтобы рассчитать маршрут и километраж ТП, обязательно необходимо задать время визита на первую точку. В нашем примере система показывает, что при заданных параметрах и перемещении на автомобиле километраж составит 3 590,30 м.
    Если супервайзер использует «Выполнить оптимизацию», то увидит, что километрах уменьшится почти в 2 раза и составит 1792,9 м. При этом приложение автоматически рассчитает время и последовательность посещения торговых точек.

    «Оптимизация маршрутов» — это инструмент, который позволяет:
    • увеличить количество торговых точек, куда может совершить визит торгпред;
    • уменьшить расходы на компенсации ГСМ;
    • улучшить работу с территорией.

    Для супервайзера «Оптимизация маршрутов» торгового представителя — это еще один инструмент контроля (не только торгпреда, но работы с точками). В пару кликов видно, в какое время на какой ТТ должен быть мобильный сотрудник.
    GROTEM / Agent предлагает и еще один инструмент — посмотреть план на карте. Супервайзер наглядно видит, как двигается торговый представитель. Стрелочками указывают направления.
    Итак, мы составили план визитов и оптимизировали маршруты. Теперь осталось дело за малым — контроль посещения торговых точек. Он может быть в формате «здесь и сейчас» или с отчетами в ретроспективе.

    Контроль посещения торговых точек — «здесь и сейчас» и в ретроспективе

    Программа контроля торговых представителей предлагает условно 2 варианта проверять посещение точек:
    • «здесь и сейчас» — местоположение на карте, невозможность начать / завершить маршрут без совершения определенных действий (съем координат, фотография, указание информации);
    • в ретроспективе — проверка визитов, координат, торговых точек и маршрутов за определенный период.

    Программа контроля торговых представителей позволяет эффективно работать и с первым, и со вторым инструментами. Можно сочетать их с другими отчетами, чтобы получить полную картину (не только ответ на вопрос о том, посещал ли торговый точку, но и анализ эффективности работы).

    Как контролировать визиты в торговую точку «прямо здесь и сейчас»? Трекинг GPS для контроля торговых представителей + дополнительные инструменты

    Очевидное решение, которое позволило бы организовать эффективный контроль посещений ТТ, — снятие GPS-координат.
    Но в GROTEM / Agent есть другие инструменты, которые позволят понять, действительно ли торгпред посещал точку.

    Настройки снятия GPS-координат задаются в ЦУП. Для этого необходимо выбрать «Администрирование –> Настройки конфигурации и мобильных приложений –> Настройки GPS».
    Ниже разберем основные настройки GPS и то, как они позволяют контролировать визиты торговых.
    Обратите внимание, что вариантов «не записалось», «завис смартфон», «не удалось включить в начале визита» не может быть. В GROTEM / Agent реализованы принудительная синхронизация и запись трека.

    Давайте посмотрим, как инструменты контроля GPS-координат работают на практике. что дают для отслеживания посещения торговых точек.

    Контроль местоположения торгового представителя на карте

    Как узнать, где находится торгпред, не отзваниваясь ему и не следуя по пятам? «Визиты на карте» — отчет, в котором супервайзер отслеживает местоположение ТП в 1 клик (впрочем, доступна не только эта функциональность). Опция позволяет обеспечить контроль выездных сотрудников (торговые агенты, представители, мерчендайзеры, медицинские представители) и увидеть, где прямо сейчас находится торговый представитель.

    Координаты фиксируются в мобильном устройстве на основе данных со спутников системы геопозиционирования GPS. Затем они передаются на сервер при синхронизации. Супервайзер может отслеживать и контролировать, где находятся торговые представители.

    Чтобы отправлять местоположение торгового представителя с мобильного устройства и отслеживать перемещения, необходимо настроить отправку координат (инструкция ниже).

    После выставления всех настроек приложение автоматически снимает координаты с заданной периодичностью и отправляет на сервер (как в активном режиме, так и в фоновом).

    Контроль местоположения торгового представителя на карте

    В мобильном приложении GROTEM / Agent торговый представитель видит список плановых и внеплановых визитов. Здесь же находится вкладка «Трекинг».

    После выбора торговой точки для посещения торговый представитель нажимает «Начать визит». Что происходит в GROTEM / Agent:
    • снимаются координаты геопозиции — где находится торговый представитель;
    • фиксируется время — когда торгпред начал работу с точкой;
    • сравниваются координаты торговой точки и местоположения выездного сотрудника — нельзя начать визит, находясь у себя дома.

    Контроль причин внеплановых визитов и невзятия заказа

    В настройках ЦУП супервайзер может установить дополнительные инструменты контроля. Они позволяют ответить на вопросы, почему торговый совершил визит в другую точку (отклонился от плана, маршрутного листа) и почему не взял заказ.

    В настройках ЦУП нас интересуют:
    1. «Проверять указание причины не взятия заказа при плановом визите» — торговый представитель не сможет завершить визит в ТТ до тех пор, пока не укажет причину. В мобильном приложении можно задать список причин: большие остатки, ЛПР не было не месте, увеличилась дебиторская задолженность, точка изменила условия работы и так далее.
    2. «Проверять указание причины внепланового визита» — торговый представитель не сможет завершить визит на точке до тех пор, пока не укажет причину совершения внепланового визита. Выбор также можно задавать в настройках ЦУП: мобильный сотрудник будет видеть список (попутное посещение, забрать документы, проверить выкладку и т.д.).
    3. «Контроль получения координат планового визита» — настройки GROTEM / Agent позволяют сделать так, чтобы координаты геопозиции торгового представителя снимались в приложении. Если по каким-то причинам данные нельзя получить, выполнение планового визита на точку блокируется.

    GPS/ГЛОНАСС-контроль торговых представителей работает не только технически (съем координат, передача, трекинг), то и психологически. Выездной сотрудник понимает, что нет вариантов обмануть супервайзера и заняться в рабочее время личными делами, а по дороге заскочить в пару ТТ.

    Как контролировать посещения в ретроспективе

    SFA (Sales Force Automation System) и SFM (Sales Force Management System) для контроля визитов торговых представителей предлагает отчеты:
    • «Результаты визитов» — контроль по GPS-координатам и их разнице, а также времени начала и завершения посещения;
    • «Контроль визитов» — контроль плановых / внеплановых визитов + дополнительные инструменты проверки вроде фотографий торговых точек, загруженных «здесь и сейчас»;
    • «Визиты на карте» — контроль маршрута на карте и доступ к легенде с дополнительными параметрами (только визиты, только заказы, только визиты и заказы и так далее);
    • «Мониторинг визитов» — контроль даты и времени последнего визита на ТТ.

    Результаты визитов — контроль посещения торговых точек в ретроспективе

    Отчет «Результаты визитов» содержит данные по посещениям (планово или внепланово), территориям, суммам заказа, суммам инкассации. Но для цели контроля торговых представителей и посещения точек полезными будут значения:
    • состояние координат;
    • широта и долгота;
    • разница GPS-координат в метрах;
    • время начала визита в точку;
    • время завершения посещения точки;
    • длительность визита.
    Отчет дает супервайзеру ответы на вопросы:
    • был визит плановым или внеплановым (если вне плана, стоит уточнить причины + проверить, когда будут посещения точек, обозначенных в плане);
    • когда торговый представитель начал визит, а когда закончил (длительность посещения торговой точки рассчитывается автоматически и указывается в отчете);
    • где был торговый представитель — в 500 м, в 1 км от точки и т.д. (разница GPS-координат также указывается автоматически).

      «Контроль визитов» — проверка посещения точек планово / внепланово

      Еще один ретроспективный отчет в программе контроля торговых представителей. Он отвечает на вопрос, был ли торгпред на точке.

      Супервайзеру доступны и другие инструменты контроля:
      • фото в торговых точках;
      • план-факт;
      • процент выполнения плана и другие.
        Отчет позволяет ретроспективно увидеть количество визитов за выбранный период, а также получить дополнительную информацию для аналитики.

        Фото нельзя загрузить в программу из галереи. Настройки выставлены таким образом, чтобы торговый представитель делал фотоснимок в формате «здесь и сейчас». Это является еще одним инструментом контроля мобильного персонала и выездных сотрудников:
        • менеджеры по продажам;
        • торговые представители;
        • мерчендайзеры.

          «Визиты на карте» — как и по какому маршруту двигался торговый представитель

          Отчет «Визиты на карте» в программе контроля торговых представителей GROTEM / Agent позволяет выбрать настройки:
          • показывать визиты;
          • показывать заказы;
          • местоположение ТП (торгового представителя);
          • показывать маршруты визитов.

          В настройках отчета «Визиты на карте» можно выбрать город и развернуть легенду с пояснениями по поводу различных обозначений:
          • местоположение ТП;
          • заказ;
          • визит;
          • визит и заказ;
          • запланированный визит.

            «Мониторинг визитов» — контроль, когда торговый был на ТТ в последний раз

            Супервайзеры, трейд-маркетологи и руководители отделов продаж используют отчет «Мониторинг визитов» не только как инструмент контроля мобильного персонала.

            «Мониторинг посещений» часто нужен для работы с точками. Отчет помогает избежать ситуации, когда 1 раз сходили на ТТ, а потом потеряли / забыли ее. Но его можно дополнительно использовать и для кросс-контроля: чтобы увидеть, когда и в какое время ТП был на точке.
                Программа автоматизации мобильной торговли и контроля торговых представителей GROTEM / Agent предлагает набор инструментов для проверки посещения торговых точек выездными сотрудниками.

                Благодаря синхронизации и точным GPS-координатам супервайзер может отслеживать мобильный персонал в режиме реального времени или в ретроспективе (был ли торгпред на точке вчера / сегодня / неделю назад).

                Программа контроля торговых представителей содержит все необходимое, чтобы решить главную задачу, — гарантировать посещение торговых точек.

                Конечно, нам нужны дополнительные инструменты для отслеживания работы с ТТ (что с выкладкой, берут ли заказы, проверяют ли конкурентов, что по номенклатуре). GROTEM / Agent предоставляет и их. В обзорах и инструкциях мы расскажем, как контролировать дебиторку, количество и статус ТТ, выкладку и ассортимент, а также многое другое.

                Пока же предлагаем попробовать инструменты контроля, чтобы обеспечить посещение ТТ мобильными сотрудниками.
                    Протестируйте, как это будет работать в вашем бизнесе