Оставьте свой телефон и мы свяжемся с вами!
Нажимая на кнопку, вы принимаете условия оферты
и соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Управление и контроль дебиторской задолженности

как вернуть деньги в компанию и не допустить критичных просрочек

Что делать, если магазин отказывается платить, как контролировать дебиторку и торговых. Оборачиваемость, баланс, формулы.
Дебиторская задолженность (ДЗ) — сумма долгов, причитающихся компании. В работе торговых представителей и супервайзеров — стоимость отгруженного товара, за который по каким-либо причинам пока не рассчитались точки. «Дебиторка» характерна для рынка FMCG и не является чем-то страшным. В торговых точках ограничено и место на полках, и количество денег на закупку товара. К примеру, на колбасные изделия ТТ формата «у дома» может потратить не больше 1 000 000 рублей в месяц.

Чтобы увеличить объем закупаемого точкой товара, мы предоставляем отсрочку платежа с указанием:
  • максимального размера кредита (глубина кредита в рублях) — к примеру, 1 500 000 рублей;
  • максимального срока предоставления отсрочки (глубина в днях) — 60 дней / 90 дней / 180 дней.
В результате мы можем отгружать в ТТ больше и увеличивать объем продаж. Но что делать, когда дебиторская задолженность нарастает снежным комом, а точка, судя по всему, не спешит рассчитываться? Как контролировать дебиторку и не допускать просрочек?

Виды дебиторской задолженности в FMCG: с чем работают агенты, супервайзеры и бухгалтеры

Дебиторская задолженность (ДЗ) возникает, когда мы отгружаем товар и не получаем оплату. Виды дебиторки:
  • текущая — до истечения срока погашения, предусмотренного договоренностями сторон;
  • просроченная — ДЗ, срок погашения которой истек.
Текущая задолженность в реалиях FMCG считается стандартной практикой, хоть и поставщики и пытаются оптимизировать ДЗ, реагируя на современные вызовы рынка.
Просроченная дебиторская задолженность становится причиной проблем на уровне торгового представителя, супервайзера, бухгалтерии и компании в целом. Торговая точка не рассчиталась за товар —> сокращается оборачиваемость денежных средств у поставщика —> увеличивается % сомнительных долгов —> сложно / невозможно предоставить отсрочки другим ТТ —> падают продажи.
Торговый представитель из-за просроченной дебиторской задолженности может лишиться части бонуса за месяц, но все зависит от внутренних регламентов и стандартов компании. Зачастую у торгпредов есть целевые показатели по просроченной дебиторке в виде процента к общей сумме ДЗ.

Причины просрочки ДЗ могут быть разными:
  • бухгалтерия не успела / забыла провести платеж;
  • ТТ временно не имеет свободных средств;
  • точка столкнулась с блокировкой счета;
  • ТТ реорганизуется, перепрофилируется и так далее.
Важно сделать так, чтобы просроченная дебиторская задолженность не ушла в сомнительную, а затем — в безнадежную и подлежащую списанию. В последнем случае это означает, что компания н сможет вернуть деньги и получит чистый убыток.

Виды просроченной ДЗ:
  • сомнительная — срок погашения прошел, ДЗ не обеспечена банковской гарантией, залогом или др. инструментами;
  • безнадежная — сроки погашения и взыскания прошли, получить деньги нереально, придется списывать и фиксировать чистый убыток.

Какая просроченная дебиторская задолженность считается нормальной?

Торгпреды часто работают с целевыми значениями по ПДЗ и должны контролировать их — к примеру, не больше 10% от общей суммы дебиторской задолженности. В зависимости от политики компании может возникать ситуация, когда при превышении ПДЗ торговый представитель теряет бонусную часть.

Сказать, сколько процентов ПДЗ считать нормальным, сложно. Многое зависит от компании, продукта, ресурсов предприятия.

К примеру, товары с невысокой оборачиваемостью подразумевают больший срок кредитования. В сфере FMCG часто работают с товарами, имеющими высокую оборачиваемость (молочка, колбасные изделия). Поэтому глубина кредита обычно находится на уровне 1–2 недель.

Кто должен контролировать дебиторку?

Зависит от компании.
В крупных вопросами работы с ДЗ могут заниматься целые отделы. При высокой степени автоматизации можно видеть рост / снижение дебиторской задолженности в режиме реального времени. Благодаря программам SFA ответственные сотрудники могут корректировать стратегию работы ТТ и предпринимать меры по оптимизации ДЗ.

В небольших компаниях вопросами управления ДЗ могут заниматься только торгпреды (тем более что они и сами, по сути, образуют дебиторскую задолженность).

Как организовать контроль дебиторской задолженности и снизить риски кассового разрыва

В компаниях FMCG управление и контроль дебиторки могут выводить в отдельный бизнес-процесс. Разрабатываются регламенты и процедуры взаимодействия с разными категориями должников:
  • размер скидок ТТ;
  • порядок предоставления скидок;
  • срок отсрочки (глубина в днях);
  • запрет на отгрузку при превышении лимита ДЗ;
  • условия отгрузки новым клиентам и так далее.
При небольшом количестве точек и отгрузок можно пытаться вести учет и составлять ежедневные отчеты вручную. Когда больше 20–25 ТТ и 5–10 отгрузок в день, учет в ручном режиме становится трудозатратным. Нужна автоматизация — Sales Force Automation система.

Программы для торговых представителей и супервайзеров можно настроить таким образом, чтобы они позволяли:
  • следить за дебиторской задолженностью в разрезе точек и периодов;
  • указывать лимит ДЗ для конкретной торговой точки;
  • сводить ежедневные отчеты по дебиторке;
  • передавать данные в программу для торговых представителей на Андроид и iOS (синхронизировать);
  • корректировать стратегию работы с точками по мере изменения у них дебиторской задолженности;
  • выгружать данные для построения отчетов с использованием BI и инструментов визуализации.
Программное обеспечение для торговых агентов и супервайзеров используется не только для сбора заказов и контроля визитов в торговые точки. GROTEM / Agent помогает контролировать дебиторскую задолженность, прогнозировать риски просрочек и принимать превентивные меры.

Программы для работы торговых представителей: контроль и управление дебиторской задолженностью

Программа для отслеживания торговых представителей и мобильной торговли (SFA, Sales Force Automation) GROTEM / Agent содержит набор инструментов для управления и контроля дебиторки:
  • размер дебиторской задолженности в разрезе ТТ;
  • дебиторка по периодам;
  • список документов, на основании которых возникла задолженность (в том числе и проверка на одинаковые наименования документов дебиторской задолженности, что влияло на корректность распределения инкассации);
  • перенос данных из 1С:УТ в ЦУП («Взаиморасчеты с контрагентами по документам» в разрезе контрагента);
  • общая сумма дебиторской задолженности по всем клиентам в мобильном приложении;
  • маркеры торговых точек в приложении торгового представителя, указывающие на наличие дебиторки (в том числе и просроченной);
  • установка лимитов задолженности по каждой ТТ, а также другие.
Давайте посмотрим, как организовать контроль дебиторской задолженности и снизить риски кассового разрыва с помощью программ автоматизации мобильной торговли.

Контролировать дебиторскую задолженность в разрезе точек и периодов

В ЦУП GROTEM / Agent предусмотрена вкладка «Визиты —> Отчеты —> Дебиторская задолженность».
На новой странице супервайзер / менеджер может сформировать отчет на дебиторской задолженности с заданными пользовательскими настройками:
  • торговая точка;
  • период.
Программа для работы торговых представителей и супервайзеров отображает информацию:
  • торговая точка;
  • документ (основной договор, накладная);
  • сумма.
Что дает отчет в программе контроля мобильной торговли?
Контроль дебиторской задолженности в разрезе точек и периодов — элемент эффективного управления ДЗ и территорией.

Учитывать и фиксировать дебиторскую задолженность по точкам

В ЦУП программы мобильной торговли GROTEM / Agent предусмотрена вкладка «Визиты —> Документы —> Дебиторская задолженность».
Она позволяет фиксировать ДЗ по торговым точкам и выставлять статус (галочка «Просрочено»).
В меню с дебиторской задолженностью необходимо нажать на «Добавить», выбрать ТТ из списка, указать документ и сумму документа.
В «Визиты —> Документы —> Дебиторская задолженность» программы автоматизации мобильной торговли отображаются сведения:
  • дата внесения информации по дебиторской задолженности;
  • номер;
  • торговая точка.

Устанавливать лимиты задолженности для конкретной торговой точки

На основе приведенных данных по дебиторской задолженности супервайзер видит, что компания ООО «Паравоз» имеет задолженность 1 037 340 рублей. После уточнения данных по точке у торгового представителя понимаем, что нужно уменьшать отгрузки и корректировать стратегию работы.

Первое, что можно сделать, — перейти в карточку ТТ и установить лимит дебиторской задолженности в рублях. Если мы работаем с несколькими точками, принадлежащими компании, иногда целесообразно выставить лимит для каждой.
Если дебиторская задолженность приобретает проблемный характер, можем изменить статус торговой точки и корректировать планы визитов в конкретную ТТ и связанные с ней (к примеру, если они принадлежат одной сети).
Обратите внимание, что «Закрытая» торговая точка не отображается в мобильном приложении торгового представителя.
Настроить и / или ограничить посещения в плане визитов через программу автоматизации можно в меню «Визиты —> Планы визитов».

Отображать дебиторскую задолженность в мобильном приложении торгового представителя на Android или iOS

Программное обеспечение для мобильных сотрудников, которое устанавливается на смартфон или планшет, также содержит информацию по дебиторской задолженности. В приложении торговый представитель видит общий размер ДЗ по всем клиентам на текущий момент. Торгпреду важно не просто продать товар, выполнив KPI и Strike Rate. Нужно получить оплату и контролировать проведение платежей. Ведь в противном случае вместе с увеличением количества заказов растет и ДЗ, которая в один момент может стать проблемной.

В задачи торгового представителя входит контроль за дебиторской задолженностью торговых точек. Благодаря приложению следить за дебиторкой проще: сводная информация находится на главном экране программы мобильной торговли.

В разделе «Визиты» рядом с торговыми точками торгпред увидит маркеры. Подобный символ — указание на то, что торгпреду стоит обратить внимание на ТТ и заняться контролем ДЗ.
Фиолетовым маркером помечаются точки, которые имеют дебиторскую задолженность. Фиолетовый маркер в оранжевой обводке — точки с просрочками.
SFA система автоматизации продаж помогает торговым представителям, руководителям отделов продаж (РОП), супервайзерам, линейным менеджерам.

Как вернуть деньги — управление просроченной дебиторской задолженностью

Самый простой способ не иметь ДЗ — отгружать товар по 100-й предоплате («утром деньги — вечером стулья»). Но из-за этого есть риск потерять часть клиентов, в том числе и крупных.

В отрасли FMCG отсрочка платежа зачастую является даже не конкретным преимуществом, а обязательным условием сотрудничества (особенно с крупными сетями).

При таком раскладе происходит ситуация, когда поставщик / производитель кредитует ТТ за счет собственных средств. Если не контролировать дебиторскую задолженность и не управлять ею, существует риск, что из-за долгов одной ТТ мы не сможем развивать работу в других (не говоря о проблемах, которые возникают на уровне предприятия, связанных с нехваткой оборотки и кассовыми разрывами).

Просроченная дебиторская задолженность возникает по разным причинам:
  • нет системы организации работы с точками (менеджеры «разруливают ситуацию» по факту просрочек, нет стратегии «на упреждение ДЗ»);
  • боязнь потерять клиентов — крупный гипермаркет заказывает партии товаров, страшно лишиться точки сбыта (а тем временем и ДЗ растет быстрее, чем при небольших объемах отгрузки в ларьки / магазину у дома);
  • недисциплинированность клиентов — скрытое / неосознанное или явное нежелание ЛПР / ЛВР погашать долги;
  • нет системы планирования дебиторской задолженности и работы с ней — к примеру, перед праздниками (Новый год, 8 Марта) мы традиционно отгружаем больше товара, поэтому и объемы дебиторки могут расти;
  • неплатежеспособность (банкроты, однодневки) — перед заключением договора не проверили данные о компании и рисках сотрудничества с ней.
Наконец, компании могут столкнуться с отсутствием спроса и слабым маркетингом продукта, что влияет на продажи в точке, оборачиваемость товара и в конечном счете — на появление и возврат ДЗ.

Контроль дебиторской задолженности на уровне супервайзера (РОПа): что можно сделать

Контроль дебиторки — бизнес-процесс, в который могут быть вовлечены не только торговые представители и супервайзеры (зависит от организационной структуры компании). Что можно сделать для контроля дебиторской задолженности и управления ею на уровне супервайзера:
  • отчеты по дебиторской задолженности — кто и сколько должен (в том числе и отчеты с использованием программного обеспечения для торговых агентов);
  • обсуждения дебиторской задолженности с торговыми представителями — почему точка не платит, когда планируют провести платеж, что происходит на ТТ, смогут ли вообще оплатить;
  • доведение политики работы с ДЗ до торгпредов — останавливать отгрузки при превышении лимита ДЗ, изменять маршрут и план визитов, корректировать задачи на ТТ;
  • оценка и контроль рисков — если проблемы у всей сети, стоит скорректировать заказы и отгрузки по принадлежащим ей точкам (или если клиент всегда допускает просрочку 20–30 дней, закладывать это в стратегию работы);
  • мотивация торгпредов — бонусы за отгрузку по предоплате, премии за фактически полученные деньги (один из элементов KPI).
Программное обеспечение торговых предприятий (автоматизация торговли) позволяет сэкономить ресурсы на рутинных процессах. При этом SFA поддерживают дополнительный функционал: контроль визитов и заказов, GPS-координаты сотрудников в режим реального времени, анкеты и другие.

Контроль дебиторки торгпредом: как контролировать и выбивать оплату «в полях»

Когда дебиторская задолженность в пределах нормальной, торговым представителям необходимо контролировать заказы в ТТ и уточнять сроки оплаты. Но бывают ситуации, когда в ходе очередного визита торгпред узнает: у компании долг, денег за предыдущую поставку не будет, магазин закрывается / уходит в банкротство.

Урегулировать проблему самостоятельно на уровне торгового представителя вряд ли возможно. В таком случае нужно идти к супервайзеру, затем — к юристу / в бухгалтерию, после чего — возможно, в суд со всеми вытекающими. Если в компании принят подобный регламент работы с невозвратной дебиторской задолженностью, с торгпреда снимают ответственность. Дальше с долгами разбираются в бухгалтерии / юридическом отделе / подразделении по взысканию задолженности.

Иногда встречаются ситуации, когда торгпреду приходится разбираться с долгами едва ли не самостоятельно. Поэтому приходится предпринимать действия, направленные на возврат дебиторской задолженности. В таблице ниже разберем несколько типов точек, причины ДЗ и что делать мобильным сотрудникам.

Если «клиенты зависают по просрочке», а торговая точка продолжает работать, всегда есть возможность попытаться урегулировать ДЗ. Даже если задолженность составляет 3, 4 или больше накладных.

К примеру, можно пойти на уступки и найти компромисс. Клиент оплачивает первую накладную —> отгружаем на 50% от суммы первой накладной. Затем по аналогичной схеме погашаем ДЗ по второй накладной. Если ТТ согласится на такой вариант, то в течение месяца можно погасить дебиторскую задолженность.

Важно контролировать дебиторскую задолженность и не пускать ее на самотек. Зачастую конкретный торговый представитель не может решить проблему самостоятельно в одиночку. Необходимо согласование действий с РОПом, бухгалтерией, ЛПР и ЛВР на стороне ТТ. Известны случаи, когда сроки погашения ДЗ затягиваются вплоть до судебного слушания (или когда компания сознательно набирала товар перед уходом в банкротство / ликвидацию).

Как программы для торговых представителей автоматизируют работу с дебиторской задолженностью

Вести учет ДЗ вручную и сводить отчеты в Excel можно, если компания небольшая. Когда количество ТТ превышает даже 30 штук, по каждой вести учет и контролировать дебиторскую задолженность становится сложнее. Именно по этой причине часто целесообразно использовать инструменты автоматизации.
Программное обеспечение для торговых представителей и торговых агентов GROTEM / Agent внедряют для:
Возможность контролировать дебиторскую задолженность с помощью программ SFA доступна как на уровне супервайзера, так и на уровне торгового представителя. Инструменты мобильной торговли используются для:
  • мониторинга и контроля ДЗ в торговых точках;
  • выделения группы торговых точек, которые попадают в «группу риска» (повышенное внимание и контроль);
  • работы с ТТ по вопросам взаиморасчетов (звонки, личные встречи, письма на e-mail);
  • корректировки работы с точкой (к примеру, остановка отгрузки).
Если вопрос просроченной дебиторской задолженности не удается решить на уровень торгпреда / торгового агента и супервайзера, стоит привлекать другие отделы (в том числе и для взыскания через суд).

Используйте программы автоматизации, контролируйте точки и не доводите ситуацию до списания чистого убытка! Оставьте заявку и узнайте, как GROTEM / Agent упрощает работу торговых и руководителей отделов продаж.

Протестируйте, как это будет работать в вашем бизнесе