Оставьте свой телефон и мы свяжемся с вами!
Нажимая на кнопку, вы принимаете условия оферты
и соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Контроль торговых точек и территории -
как оценить, загрузить и отследить торговых представителей

Контроль торговых представителей и их маршрутов — вопрос, которым мы с клиентами не раз задавались в блоге. Супервайзеры, руководители отделов продаж, трейд-маркетологи ежедневно сталкиваются с проблемами контроля:
 Работа торговой команды не может быть эффективной без контроля того, что происходит на территории и на торговых точках. Супервайзер / руководитель отдела продаж / trade-маркетолог ежедневно принимает решения, от которых зависит эффективность работы на территории и торговых точках.

Контроль территории и точек — что происходит с клиентской базой прямо сейчас?

Недостоверная информация по точкам, дубли в базе, мусор, отток без контроля и видимых причин, падение заказов — низкое качество клиентской базы может стать причиной серьезных проблем.

К примеру, если нет контроля ТТ и КБ, бизнес рискует столкнуться с неприятностями:
  • некорректная сегментация точек и неверная оценка потенциала территории —> падение продаж;
  • проведение неэффективных промо, ошибки мотивации дистрибьюторов —> перерасход бюджета;
  • сложности планирования маршрута, выставления задач и KPI полевым сотрудникам —> неэффективная работа торговой команды, проблемы контроля, текучесть кадров, низкая мотивация.

В конечном счете руководитель отдела продаж или супервайзер сталкивается с ситуациями, когда:
  • сходили в одну торговую точку на разведку и потеряли («забыли»);
  • начинается отток клиентской базы (Churn Rate), но невозможно понять причины;
  • работаем «по старинке», а ТТ сменила собственника / вывеску / формат (и мы не контролировали это);
  • пытаемся предложить одну и ту же товарную матрицу и гипермаркету, и ларьку у дома;
  • пробуем зайти на новые точки, а там плотно сидят конкуренты;
  • увеличиваем и не контролируем дебиторскую задолженность, вынуждены снижать объемы работы с ТРТ.

Работа с базой клиентов и территориями входит в обязанности супервайзера. Если у бизнеса нет базы, то нужно создавать с нуля в сотрудничестве с торговыми агентами. Супервайзер при работе с клиентской базой и территорией:
  • несет ответственность за привлечение новых точек и их контроль;
  • формирует деловые отношения с клиентами;
  • контролирует отток ТТ;
  • определяет потенциал территории и емкость (новые торговые розничные точки, закрытие существующих ТТ и т.д.).

Когда супервайзер не понимает и не контролирует, что происходит на территории и точках, он не может:
  • планировать маршруты торговых представителей и контролировать визиты;
  • продумывать стратегии работы с точками и территориями;
  • выставлять адекватные KPI и мотивировать команду.

GROTEM / Agent — программа для мобильной торговли (SFA, Sales Force Automation), которая поможет «навести порядок в клиентской базе». Давайте посмотрим, как использовать ЦУП и мобильные приложения торговых представителей для контроля территории и ТТ на ней.

Как избежать хаоса с координатами и адресами: контроль информации о ТТ

Территория (workload) — среда с границами, созданными по четко установленным критериям. При работе с программами автоматизации торговли это сущность, которая связывает между собой:
  • ТТ;
  • номенклатуру;
  • торговых / медицинских представителей или агентов.

В программе контроля и автоматизации мобильной торговли GROTEM / Agent можно работать с территориями:

  • «Основные данные» — код, наименование, регион;
  • «Торговые точки» — добавление, удаление, подбор;
  • «Группы номенклатуры» — подбор, добавление;
  • «Склады».
После выгрузки из разных систем или в процессе работы могут появиться проблемы: одна и та же точка «внесена в базу» несколько раз. Это происходит из-за нюансов написания адресов и / или названий и минимального контроля. К примеру:
  • магазин KSK, Москва, ул. Тверская, д.12, пом. 5;
  • магазин КСК, Москва, улица Тверская, дом 12/5 и так далее.

Похожая проблема возникает и при работе с ассортиментом (к примеру, «напиток Пепси 1,5 л» и «напиток Pepsi 1500 мл»).

Как результат — дубли в базе и сложность работы. Когда подобных «двойников» буквально десяток, можно удалить вручную. Когда же дублей больше сотни, и они попали в работу (выставляются планы визитов, заказы, инструменты контроля и так далее), «избавиться от мусора» гораздо сложнее.

В программе мобильной торговли GROTEM / Agent внедрен инструмент «Автоматическое геокодирование точек в ЦУП». Благодаря ему каждой ТТ будут присвоены правильные географические координаты широты и долготы.

В будущем это позволит организовать эффективный контроль торговых представителей и их маршрутов. К примеру, супервайзер сможет отслеживать, находился торгпред на точке или совершал визит из другого места (например, из дома или детского садика / школы). Когда есть географические координаты, контроль упрощается.
В некоторых случаях работать с координатами ТРТ через программы для торговых представителей на Андроид или ЦУП невозможно и / или нецелесообразно. Для подобных ситуаций в программном обеспечении внедрили «Торговые точки без координат».
GROTEM / Agent предлагает удобную возможность визуализации ТТ на карте. Есть возможность установки координат точек:
  • вручную;
  • геокодирование.

Дубли точек при выгрузке из учетных систем могут внести неразбериху: похожие названия, идентичные адреса и так далее. Программа для торговых агентов, торговых представителей и руководящих менеджеров предполагает:
  • первичное разбиение территории;
  • ручные корректировки в будущем.

В программе автоматизации торговли с 1С реализована возможность при импорте контрагентов из Excel загружать информацию о менеджерах контрагентов, чтобы автоматически создавались соответствующие территории и пользователи в ЦУПе. Также добавлена возможность выбора вида привязки контрагентов (по менеджеру или к основной территории) в настройки узла плана обмена в УТ 10.3

Точка может входить в несколько территорий одновременно, и мы можем контролировать ее.

Чтобы увидеть название точки, достаточно подвести курсор. Если нажать на маркер, система отобразит основные характеристики:
  • наименование;
  • адрес;
  • тип;
  • класс.
Наименование содержит ссылку на карточку торговой точки. Можно нажать на нее, чтобы «провалиться» в описание в детальной информацией:
  • «Основные данные» — широта и долгота, лимит задолженности, адрес, класс, тип, наименование, код, статус;
  • «Контрагенты» — добавление контрагентов;
  • «Контакты» — контактное лицо, должность, телефон, e-mail;
  • «Территории» — к какой территории относится точка;
  • «Прайс-листы» — создание price для ТТ;
  • «Параметры» — планограммы, статус, код, вид, разряд и так далее;
  • «Изображения» — фото.

Как оценить потенциал территории и проконтролировать правильность оценки

Оценка потенциала торговых точек и территории — задача «со звездочкой» для супервайзеров, руководителей отделов продаж, трейд-маркетологов и иных линейных сотрудников.

Чтобы контролировать точки и оценивать потенциал, менеджеры и РОПы часто вынуждены использовать классический Excel с занесением в него десятка параметров. Когда все это делается вручную, тратится время и ресурс сотрудников.

При этом остаются вопросы:
  • как контролировать динамику выполнения плана продаж по отдельным ТТ;
  • как выявить на территории торговые точки с высоким потенциалом, но низкой проработкой;
  • как контролировать эффективные и неэффективные торговые розничные точки и выстраивать стратегию работы с ними, корректировать планы.

Мы с дополнительной доработкой в GROTEM / Agent для компании "Автосоюз" решили проблему контроля потенциала территории и торговых точек специальными инструментами. Они дополняют те возможности, которые предоставляет отчет с отображением точек на карте.
    В дополнение к стандартному «Торговые точки на карте» в программе для супервайзеров появились поля:
    • потенциал;
    • цель по отгрузке за прошлый период;
    • объемы продаж за предыдущие 3 месяца с указанием динамики (рост / падение).

    Это значительно упрощает контроль территории и точек на уровне супервайзера. Но дополнительно в программе мобильной торговли SFA реализовали визуальное отображение (закрашивание) маркеров торговых точек.

    Супервайзер открывает территорию и видит, что происходит с ТРТ на ней:
    • не работает — окрашена в серый;
    • 0–40% — красный;
    • 41–70% — желтый;
    • 71–99% — синий;
    • от 100% — зеленый.

    Это удобно, чтобы в пару кликов увидеть потенциал торговых точек и территории. Подобные визуализации в SFA-программах — не просто способ контролировать ТТ, но и инструмент для прогнозирования продаж, разработки и оптимизации маршрутов агентов / представителей, поиска потенциальных точек роста и решения других задач.

      Как не терять торговые точки и контролировать клиентскую базу

      Клиентская база — то, что позволяет:
      • продавать регулярно;
      • просчитывать потенциальные объемы, выставлять KPI и контролировать их выполнение;
      • анализировать эффективность системы сбыта;
      • разрабатывать стратегии и тактики развития.
      Когда у нас 5–10 торговых точек, контролировать их можно чуть ли не вручную. Когда нужно работать с более 1000 ТТ, без программ автоматизации мобильной торговли не обойтись.

      SFA GROTEM / Agent позволяет:
      • отслеживать статусы ТТ;
      • видеть общее количество точек;
      • настраивать статусы торговых точек (выполнение визита, создание заказа, анкеты, возвраты, инкассация).
        Программа автоматизации мобильной торговли позволяет выделять дополнительные виды клиентской базы:
        • новые торговые точки;
        • ТТ с хроническими проблемами оплаты;
        • точки для проведения трейд-маркетинговых акций и так далее.
        Благодаря этому супервайзер может не просто контролировать базу клиентов на территории, но и продумывать работу с конкретной ТТ.

          Как решить проблему «сходили раз и забыли» — контроль новых (потенциальных) ТТ

          Берем за основу тактику «выжженной территории» и прорабатываем каждую ТРТ.

          В процессе сенсуса территории (Retail Census) торговый представитель работает по алгоритму:
          1. Осмотреть торговую точку с занесением данных в сенсус-карту. Для работы и эффективного контроля в будущем необходимы название ТТ, режим работы, адрес и GPS-координаты, фото вывески и т.д.
          2. Поприветствовать персонал. Нужно произвести первое впечатление, познакомиться с сотрудниками.
          3. Осмотреть торговую точку изнутри. По результатам визита заносятся данные в анкету: конкуренты, полки, материалы промо, холодильное / торговое оборудование, площадь, фото, кассы, ассортимент и так далее.
          4. Получить контакты. По возможности во время разведки необходимо взять данные лиц, которые принимают решение о заказе и оплате (владелец, заведующий, бухгалтер), уточнить лучшее время доставки товара / визита торгового представителя, разведать данные о конкурентах (как часто поставляют, какую форму оплаты используют и т.д.)
          5. Передать супервайзеру / трейд-маркетологу / руководителю отдела продаж для дальнейшего администрирования, управления и контроля.

          Если бизнес не использует программы автоматизации торговли, могут возникнуть проблемы «контроля точек-новичков»:
          • торговый представитель забыл / не успел передать анкеты, и никто не контролировал;
          • агент использовал старые анкеты, заполнил не те данные (или вообще пропустил половину);
          • супервайзер получил документы, но не обработал;
          • анкеты и данные потерялись и так далее.

          Как результат — сенсус-карту вроде сделали, время на визит потратили, а о точке забыли. Возможно, торговый представитель или супервайзер вспомнит о ней в процессе контроля, самоконтроля, подготовки отчетов. Но есть риск, что в потоке задач и визитов торговая точка так и останется потерянной.

          Чтобы этого не случилось, программа контроля и автоматизации торговых представителей позволяет добавлять новые ТРТ и устанавливать их координаты (в том числе и через мобильное приложение, но эту опцию можно и отключить).
            При создании торговой точки в мобильном приложении агента на Андроид или iOS она автоматически получает статус «Потенциальная». Когда ее подтвердил и активировал в ЦУПе супервайзер, ТТ становится «Активной». После того как добавили торговую точку в базу (программу), ее сложно потерять. Как минимум еще по нескольким причинам.

            В отчете «Общее количество торговых точек» обновится цифра.
            Наконец, в отчете «Мониторинг визитов» будет фигурировать дата последнего посещения ТТ торговым представителем. Если просрочка более 60 дней (параметр можно настраивать), информация подсвечивается красным. Таким образом, программа сбора заказов в торговых точках и автоматизации продаж предлагает дополнительные инструменты контроля.
            Правильно заполненные сенсус-карты позволяют супервайзеру, РОПу, трейд-маркетологу или иному линейному сотруднику:
            • оценить возможный оборот по ассортименту компании;
            • рассчитать частоту посещений и внедрить контроль агентов на маршруте;
            • составить и оптимизировать маршрут торгового представителя.

            Программы автоматизации мобильной торговли позволяют не только контролировать полевой персонал, но и держать руку на пульсе происходящего.

            Как контролировать отток клиентской базы (Churn Rate)

            Отток клиентов может происходить по причинам, которые не зависят от торговой команды:
            • точка закрылась, а мы не контролировали заказы и не видели «тревожные звоночки»;
            • ТТ сменила собственника, формат и ассортимент;
            • точка временно приостановила деятельность или заказы.

            Но существуют ситуации, когда отток клиентской базы (Churn Rate) связан с другими причинами:
            • не пришли на торговую точку, а этим воспользовался конкурент;
            • не рассчитали заказ и следующий визит (товар закончился), потеряли полку.

            Чтобы минимизировать подобные проблемы и не сталкиваться с ситуациями: «Нас вытесняют конкуренты. Они могут предложить торговой точке более выгодные условия, нам ничего не поделать!», стоит отслеживать заказы и контролировать остатки.

            Это помогают сделать отчеты «О соответствии фактических товарных остатков плановым показателям» и «О наличии ассортимента в ТТ».
            Отчеты позволяют наглядно увидеть, какие торговые точки на территории перестали делать заказы или снизили объемы, нарастив остатки. После беседы с торговым представителем, возможно, стоит изменить стратегию работы с ТТ.

            Как контролировать изменения на территории и реагировать на них

            На территории, с которой мы работаем, могут быть торговые точки разного формата:
            • супермаркеты;
            • гипермаркеты;
            • ларьки;
            • магазины у дома и так далее.

            Идеально, если для каждой ТТ своя ассортиментная матрица. К примеру, мы рассказывали, как за полгода можно увеличить оборот в 2 раза только за счет правильной работы с ассортиментом для разных форматом торговых точек.

            Но ситуация на рынке динамична. К примеру, до 2020 года торговые команды все больше делали упор на работу с крупными сетями и гипермаркетами, зачастую считая формат «магазинов у дома» устаревшим. Пандемия COVID-2019 внесла коррективы. Те торговые команды, которые смогли быстро переориентироваться на работу с «магазинами у дома», получили значительное преимущество.

            Когда работа торговых представителей и супервайзеров не автоматизирована, любые изменения проходят сложно: нужно обновить условный Excel, проверить доступы каждого торгового представителя, собрать и обработать информацию и так далее. Программы автоматизации SFA позволяют быстро реагировать на любые изменения рынка: уход и закрытие сетей либо появление новых, конкуренты, ограничения законодательства и так далее.

            На основе оперативных данных, которые супервайзер получает «с полей» практически в режиме реального времени, можно строить стратегии работы с территорией.

            Контроль территории и дистрибуции — легко? Упрощаем работу команды без суматохи, саботажа и неразберихи

            Программы для автоматизации работы выездного персонала оптимизируют рутинные действия линейных менеджеров и помогают принимать управленческие решения, связанные с контролем ТТ и клиентской базы.

            Системы управления продажами SFA (Sales Force Automation System) или SFM (Sales Force Management System) бизнес часто заказывает для контроля торговых представителей: визиты, фото, отчеты, продажи, KPI, Strike Rate. Но программное обеспечение для автоматизации предоставляет линейным менеджерам гораздо больше возможностей.

            Переход на программы для торговых представителей 1с не такой сложный, если делать все планомерно и сотрудничать с опытным вендором. В отдельной инструкции мы рассматривали, как внедрить контроль торговых представителей и не сломать бизнес-процессы. Опыт клиентов GROTEM / Agent показывает, что переход на SFA системы и программы занимает от 3 месяцев, но окупается очень быстро: к примеру, оптимизируются маршруты и компенсации ГСМ, увеличивается количество визитов, повышается число заказов, приводится в порядок клиентская база.

            Оценить возможности программы контроля и автоматизации можно бесплатно. Просто заполните форму — и мы предоставим доступ к Sales Force Automation System. Без ограничений по функциям и настройкам, без подписки, без платежей.
            Протестируйте, как это будет работать в вашем бизнесе